沈威億

編者註：這是總管理處簡副總在報系導入ERP的第一天向同仁講話，由印務部沈威億先生整理，特別在這裡分享同仁。

一、

了解自己的工作內容

也許有的人在報社工作了十幾年，每天總是做重複性的工作，但是對於部門工作的全貌並沒有太多的了解，有些事情只是照著做，也沒去了解原因，這都沒關係，但是從今天起，請你們開始去了解部門內每個人每天在做些什麼，以及這些人的工作與上下游的作業有什麼關聯，然後想想為什麼要這樣做，有沒有不合理不方便的地方，有沒有改善的空間，這個工作並不難吧!但是這件事對於ERP是否能順利的推展有關鍵性的影響，因此請現在就開始去作。

二、

授權與分工

為了推動ERP，所有參與的人員不但是在前兩個月的上課階段，並且在未來一年時間裡與顧問公司的訪談及平行上線等，都必須對此投入相當多的時間，而這些人員也正是部門內最重要的人物，千萬不能因為時間分去做ERP了，就把日常的作業及公文延誤了，在這十幾個月的期間，每個人都同時扮演著兩個角色，一個是積極的接受新的知識，以期能配合新系統的推動腳步，另外一個是對於原有的日常事務也要能夠保持以往的效率去處理，因此大家一定要更努力工作，現在景氣不好，大家要更加努力準備，未來景氣好轉也要努力的趕上景氣的腳步。此外，還需要充分的授權與分工，在學習階段，即使有時各位不在工作崗位上，日常作業及公文也不致因此受到影響，在未來的ERP的推動上也要發揮組織的力量，才可以把系統發揮到最大的效能。

三、

整合與推廣

未來的系統，各部門的作業是互相關聯的，因此在了解了上下游的作業內容與相關性﹑並且學習了解這套ERP軟體的特性後，整合與推廣工作便相當重要，在逐步導入ERP系統時，建議報系每個人隨時均以下列幾點去檢查，思考各樣工作:

1.	沒有時空限制: 不要拘限在台北，對於系統的整合﹑作業改善建議等，希望大家盡量發揮想像力，想像在世界任何地方﹑任何時間，新系統均可運作。盡量提出建議，如果需要給上層長官作決策時，希望能用選擇題方式而不要是非題。
2.	盡量表單化:所有的作業公事，應盡量表單化，並且要考慮相類似的表單可否整併，以便利將來進電腦的處理。
3.	簡化流程:現有各項作業流程是否絕對必須，可不可以讓流程更縮短，在考慮簡化流程時不可僅以本單位做考量，而要以報系整體的利益來考量。
4.	推算未來:各單位除現有需求外，也要考慮到未來的可能發展，這樣的系統設計才有前瞻性。
5.	自動追蹤提高時效:各項流程除一定需要人來輸入或判斷的部份外，應盡量交給電腦來處理，能產生主動追蹤提高時效之功能。
6.	記錄存檔隨時參考:整個系統應有記錄建檔之功能，可供未來隨時參考改進。再者，這次的e化﹑電腦化最大的成果不只是在電腦化的本身，電腦化的過程也相當重要，在不同的時空也可能有不同的考慮，因此也請將過程中的思考﹑決策﹑推動等都盡量記錄下來，可以作為未來的參考。
如果我們能按照上述的要點去推行ERP，必能達到以下的情況:
1.	建立新的﹑快速的﹑有效的單行道: 所有作業﹑所有流程都將只往前不後退，我們也要求ERP系統往這個原則來規劃，所有程序或表單的簽核只往前不退回，如果萬一有需更動(或有錯)，就發一個前單作廢(不能刪除)的通知，再填發一個新的公事，因為退回或追公事的時效與成本遠超過於此。
2.	各個關卡的經辦人都有存在的必要與重要性: 如果某些經辦的任務僅止於蓋章，那這個過程大可直接去掉，經過表單與流程的重新檢討簡化後，每個表單的每個經辦人都會是絕對重要與必須。
3.	一次OK，該有的都有:各項作業流程都重新檢討過，上下游也能密切聯繫，因此系統便能順利運作，一次OK。

四、

正確的觀念

1.	推動ERP的基礎必須人人要上電腦:ERP是e化的基礎建設，因此每個人都必須熟悉電腦的作業，人人要用電腦並不一定是人人都要有一部專有的電腦，因此要有公用電腦及共用電腦的觀念，舉例而言，聯晚及聯合報美編人員共有25人，因上班時段不重疊，所以報系規劃了15部電腦給兩報的美編共用，每個人發一個抽取式硬碟就解決了資料安全性的問題，因此各部門也可據此原則思考，務請安排每位同仁均有電腦可用，不是經常性需要電腦的人也可於若干位置設置公用電腦，這樣即使人員離開座位也可隨時有電腦連上整體網路，隨時查詢及完成其權限範圍內該辦的工作。
2.	要有時間觀念:報系推動ERP的時間相當緊迫，是否能按照進度完全掌握在報系每一位同仁手中，因此希望所有同仁要有時間觀念，一定要配合既定的進度安排。
3.	導入系統減少客制化:我們採用的ERP系統使一套套裝軟體，這套軟體已經在全世界不同的國家﹑不同性質的公司使用中，但是在台灣的傳播媒體中我們是第一個採用的，除了我們的廣告與發行系統較特殊外，希望其他如財務﹑行政﹑採購﹑庫存管理等項目能盡量套用系統原有的功能，減少客制化，這除了可大幅縮短上線的進度外，並且可縮短未來版本提升時新版本的上線時間及減少客制部分軟體修改所需投入的人力。
4.	人人可以有表現，人人有機會:這項ERP系統，在報系來說是全面性的，與每一個單位每一個人都有關，因此，我們說，人人有可以有貢獻，人人可以有表現，舉行政部門為例，以往每個單位行政部門的同仁總覺得每天做重複性工作，沒有表現的機會，這次機會來了，每個人的努力與建議都可能讓系統導入獲致更大的成效，因此推動過程中讓每個人的努力留下記錄也就更形重要。
5.	知易行也不難:ERP難嗎?一點也不難，很難的事情不適合讓很多人一起來作，這次報系投入很高的預算，投入這麼多的人力，只要大家按照安排的進度，按照以上所說的原則來作，我們一定能準時讓系統在報系順利的運轉。
6.	去蕪存菁不要浪費資源:報系的各項資源都是因應部門的需要而設置，千萬要珍惜善用。對於不好的流程﹑不好的制度﹑要思考改善，不是必需的人力要設法轉介到需要的單位，這樣才能讓資源充分被運用，發揮更大的效能。

最後，我們的心得是: 導向ERP，走向自動化只許成功，如果我們把握以上的重點與觀念，我們相信我們一定會成功的。