【職場生存之道】陳麗卿／讓語音訊息成為你的溝通致勝場

文／陳麗卿／聯合報

圖／Emily Chan 傳訊息時，你喜歡使用語音訊息嗎？ 或者反過來問：你喜歡「收」語音訊息嗎？ 語音訊息這項功能在各大通訊平台都已經不是新鮮事，因為只需要錄製一段語音就能直接傳送，對傳送者既方便又有效率。然而，對於訊息接收者來說呢？相對於閱讀文字簡訊時，只消望一眼就能略知內容，收到語音訊息卻需要找到適合的時機才有辦法聆聽，也可能在聽完一遍之後，因為沒聽清楚或漏聽重要資訊，還得重頭播放，更別說收到超過三分鐘的長語音訊息時，若預期對方說的並非要事，基本上就不會想聽了。到底使用語音訊息時，該注意哪些關鍵，才能夠讓自己傳得很方便、對方收得很有效率？ 語音訊息傳遞注意事宜 我發現善用語音訊息溝通的高手們，可以分成兩類。 第一類人擅長「說之以理」，他們有著純熟洗鍊的口語表達技巧，說話邏輯清楚、條理分明。第二類人則擅長「動之以情」，聲音溫暖富含感情是他們的強項，因此也很善用此優勢來表達思念、諄諄勸說、療癒撫慰。如果你的表達特質也符合以上兩種，那麼語音訊息很可能就是你的致勝點，不妨多加運用。 然而，有時候我們之所以傳語音訊息，不是因為「想要」，而是因為「需要」，例如老花眼、不擅長手機打字，或是忙碌時想迅速交代事情等。這時，建議你運用以下幾個語音傳達要點，特別是在商務溝通場域。 □將語音訊息視同三十秒至一分鐘的簡報，謹慎以待。 □傳訊息前，先在腦中規畫好結構，再一一說出。 □先說主題、結論，再講原因。 □善用列點法，例如「關於昨天的活動，我發現三個可以改善的點，第一個是……第二個是……」。 □避免「嗯……啊……對對對」等無意義的贅字。 選擇最適合的訊息形式 相對於文字訊息，可以快速瀏覽後，再對有興趣的部分細讀；語音訊息則需要收訊者刻意空出一段時間專注聆聽，才能了解內容。因此，當你的訊息需要對方即時回應時，用文字訊息傳遞會比與語音更有效率；即使非得使用語音不可，也可以在傳送語音後加註一段文字訊息：「上面的訊息是關於OO事情，需要今天上午處理」，讓對方一目了然，並做出相對應的處置。 此外，如果你知道對方視力不佳或不擅閱讀，與其傳長篇文字訊息給他，不如選擇用語音訊息，讓對方更輕鬆地接收，也是一種體貼。 收到語音訊息，條列重點再度確認 前面說的都是「傳」語音訊息，那麼「收」到語音訊息時，又該怎麼做？我的同事心怡有一個很好的習慣：每當收到語音訊息時，他不會只回一個「收到」，而是會將訊息內容用條列式的方法筆記下來，並即時回覆在對話中，如有不清楚的地方也提出來確認。例如： 「以上三點收到， 1. 活動改9:30開始 2. 通知攝影師提早到→已通知 3. 邀請陳副總，想確認是OO公司的陳XX副總對嗎？」 不只是收到，而具體說明「收到了什麼」，這樣的習慣讓雙方能確實對焦想法，而如果傳訊者發現稍早語音訊息中有某件事表達得不夠清楚，也可以即時說明，讓溝通更精確有效率。更棒的是，日後若需回溯查詢，只要在對話框中搜尋關鍵字就可以查得到。 掌握方法，就能讓語音訊息不再費時耗神、消磨心力，而能成為人際傳情、職場達意的最佳技能。

【話題徵文：口罩下的故事】李月治／都是口罩惹的禍？

李月治／聯合報

都說眼睛和頸部最容易出賣一個女人的年齡，戴著口罩的這些年，最困擾的就是去菜市場常被叫阿姨（明明對方看來也不年輕）。 那天，和女兒一塊買衣服，我看中一件米白色背心，年輕的店員頂著精緻妝容，趨前熱心介紹：「這件背心搭同色系的圓領毛衣很好看喔。」她指指自己身上的穿搭，配上黑色休閒褲，盡顯年輕活力。有她當活招牌，我立刻決定買下。 結帳時，店員轉身叮嚀一旁的女兒：「如果回去發現衣服有瑕疵，可以來換喔。」我說，這件衣服是我要的，不是女兒的。店員笑了出來：「我還以為妳買給女兒呢。」旋即又說：「阿姨，沒關係啦，母女共穿衣服也可以。」唉，什麼話！真是愈描愈黑。 望著鏡中的自己，說來說去，都是口罩惹的禍，把我的臉遮了起來，讓眼睛成為焦點並洩漏了年齡的祕密。若非戴著口罩，前些年，夜市走一遭，店員不是都喊大姊來著？罷了，等摘下口罩……唉，勝地不常，盛筵難再，還是別太自我感覺良好。 李宗盛的〈山丘〉旋律在腦海縈繞，也許越過中年這座山頭，回首，只剩下喋喋不休的呢喃。看著那件年輕的背心，一種時不我與的哀愁湧上心頭。但，轉念一想，雖然年齡騙不了人，可是只要在每個階段活出自己的精采，便是快意人生，不是嗎？

謝文賢／一種安靜的選擇

謝文賢／聯合報

總會有這樣的孩子，在你面前，他靜默以對。 是個國小的課後社團班，我要帶學生閱讀與書寫，課程裡有故事、影片和聊天，不打分數，孩子們都很開心。 我讓他們讀一本繪本，又看了一部動畫，把議題引導出來後，請他們開始討論。 一開始安安靜靜的，孩子們只是瞪大眼睛看我，彷彿我才是他們的腦袋，瞪著我就是在思考。 有人開始回應，慢慢地熱絡起來，終致有點嘈雜，七嘴八舌搶著發表意見，像是深怕少講了會被拖出去槍斃，教室裡變得熱鬧。 這是個初冬的下午，天色過早的昏暗，教室燈火顯得孤單熹微，像一艘船在大海裡晃蕩，我們鬧哄哄地討論著，彷彿這船快沉了，一船人在叫救命。 為什麼那個小孩會飛？為什麼那隻狗有翅膀？為什麼那個老先生那麼瘦？為什麼那個小孩的爸爸要躲起來？孩子們這樣問。 哦，你覺得是為什麼呢？我把問題丟回給全班。 因為他是外星人。 因為那隻狗是天使。 因為食物都被他老婆吃去了。 因為他爸爸是異能者。 因為他爸爸怕小孩被抓去做研究。 因為他爸爸覺得丟臉。 因為他不是那個小孩的爸爸。 孩子的聲音像很小很小的浪花，你覺得那是水，打上來時才知道，都只是泡沫，但那樣的泡沫，沖上腳來，也是涼涼的。 窗外的樹都是黑的，已經快到下課時候，孩子們的情緒更鼓譟了，手都要舉到我面前來。喧鬧中，我終於看見他，一整堂課安靜到現在，絲毫沒有發言的慾望，只是靜默地看著我。 OO，我指向他，你覺得呢？ 轟襲的浪潮稍停，全班都望向他。 有人知趣地笑一聲，彷彿明白他不會回答；有的還在想要講話，手舉著不放。 那孩子只是看我，沒有動作，沒有反應。 我也微笑看他，靜靜等著。 這個等候時間應該有足一分鐘，我可以看見他眼睛因為濕潤而晶亮起來，不知是緊張、恐慌或是其他。 這一分鐘，得跟其他孩子搶，他們急著講話，愈發喧鬧。 我試著給出封閉式的答案，提了好幾個選項給他。 你覺得是這樣嗎？你覺得是那樣嗎？ 其中一個選項，他聽見了，默默地點頭。 我說，哦，原來如此，謝謝你。 我繼續主持討論，孩子們繼續鼓譟，就剩幾分鐘下課，我眼睛餘光瞄見，他除了怔怔地看我，也能與旁邊講兩句話。 他不是沒有意見，也不是不能講話。 但是在我面前，他選擇靜默以對。 總會有這樣的孩子。 我常常思考，該怎麼應對孩子的靜默。 總會有選擇的。 我們下課了，關了燈，鎖了門，帶了孩子走出教室，操場上還有排球校隊的球員在練球，原來，把燈關掉之後，天色還是亮的，教室一點也不孤單。