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2017/01/05 第595期  |  訂閱/退訂  |  看歷史報份  |  經理人月刊網站  |  經理人粉絲團  |  
 
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人們常說這個或那個人還沒找到他自己,但是自我不是找到的,而要靠你去創造。
People often say that this or that person has not yet found himself. But the self is not something one finds. It is something one creates.

 

--湯馬斯.薩斯(Thomas Szasz) 精神病學家

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新的一年你許了什麼願?年度行事曆規劃這樣做,讓你的目標都能達成!

 

「已經連續工作3年,真想好好休個長假……」「今年一定要瘦下來才行!」「希望能多多開發新客戶,突破業績目標。」當理財專員小李從過去的行事曆中,過濾好新年度的各種計畫和夢想時,該怎麼做出不同於以往的「進攻型」規畫呢?


《活用記事本設定工作目標》作者佐佐木香提出了培養計畫力的兩個步驟:


1. 先確立想做的事情,將每件事化為具體數字,再決定完成的先後順序;
2. 攤開行事曆,計算完成計畫可用的天數,依序填入每日行程中。


日產汽車(Nissan)執行長卡洛斯•高恩(Carlos Ghosn)曾說,「 無法數據化的目標,就無法執行。」而將目標「化為數字」和「計算可用天數」,就是成為進攻型工作者的關鍵。 比如說,「今年要開發更多新客戶」的目標,就可以化為每月至少參加一次產業交流會議,和50人交換名片,並從中選取10人進行後續聯絡,據此估計完成行動所需的時間。


為了確保能在既定時間內完成目標,進攻者習慣從截止日期反推計算可用天數 。佐佐木以「通過資格檢定考」為例說明,只要從考試日往前推算還有多少準備天數,將需要練習的考古試題總頁數平均分配在這段準備期中,就能估算出每天要完成的進度。更進階的做法則是設定「假的截止日期」,例如在向董事會提出報告前,先預想可能的開會時間,而非等到會議通知發下來,才急忙著手進行。


積極預防問題的發生,就是進攻者的規畫原則。《超完美工作規劃術》作者神谷一博指出,只要時間精力許可的話,任何事都該及早規畫執行。不同的規畫各有其最佳時機,例如:一天的行程計畫應在前天下班前完成;一周行程則在前一周的周五;一年的行程規畫就安排在前年的12月前處理完畢;而不論是拜訪客戶或開會準備,都該在一周前計畫完畢。


年計畫:「先私後公」排行程,兼顧工作與個人目標


情境:小李要結婚了!他計畫在2014年底完成終身大事。成家立業的喜悅與壓力,讓他決定在新的一年裡好好衝刺事業,不但要達成年度業績目標(基金成交金額500萬元),也要完成個人目標(考取理財規畫專業證照)。過去總是拚命加班的他,很希望來年能夠維持工作和生活均衡,因此也安排了兩次出國旅行的計畫。小李該怎麼做?


1. 年度目標優先寫,再忙也不混亂


只要把「年度目標」寫在計畫表上,就不會忘記,也不會做出偏離目標的規畫。小李可在今年底先反省自己過去一年內的表現,將未達成的和希望改善的事情,整理成明年的重點目標,填入計畫表中。


2. 扣除已預約時間,算出可支配天數


為了確保個人「生活」不被「工作」入侵,日本策略大師大前研一建議,排行程時要從家族旅行、親友生日和紀念日排起,其次是自己非常想參與的活動,最後才填入員工培訓、公司大會等工作行程。這些已經確定的行程稱為「已預約時間」,小李可以據此計算出每年剩餘的天數,就能知道有多少時間來準備考試和社交活動。


3. 螢光膠帶安排暫定計畫,方便更改


老闆曾告知小李,明年要參加一場國際會議,雖然已知會在幾月分,但還不確定日期。碰到這種暫定計畫,可以先用螢光膠帶或鉛筆註記在計畫表上,一旦計畫有變,就可以直接移動或修改。《早上3小時完成一天工作》作者箱田忠昭建議,為了讓年計畫表能一目瞭然,每月的暫定計畫最多不要超過3個。


4. 公私事整合管理,避免行程衝突


《超完美工作規畫術》作者神谷一博強調,即使是私生活也要「規畫」...詳全文

 

 

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