使用內部社群工具的公司,容易陷入四種陷阱:以為千禧世代樂於在職場上使用社群工具、難以培養人際互動、忽略社群工具上的學習、抓錯重點。本文提出幾項建議,協助公司避免常見錯誤,以促成組織的合作、學習與創新。
職場正以驚人的速度採用內部社群工具,例如,Slack、Yammer、Chatter之類的獨立技術,或是Microsoft Teams、JIRA之類的內建應用程式。麥肯錫全球研究院(McKinsey Global Institute)做了一項規模龐大的研究,對象是4,200家企業。72%的受訪企業表示,他們採用這類工具,來促進員工之間的溝通。這個數字引起我們的關注,所以,我們訪問了大型和小型組織的領導人,進一步了解他們為什麼會採用社群工具和平台。他們的回應包括「別家公司在用,所以我們也應該使用」、「想吸引年輕人才加入的話,就得這麼做」等。雖然從眾效應(bandwagon effect )並不常見,但這個例子確實令人訝異,因為領導人提出的採用理由,並沒有根據堅實的商業論據,但領導人在考慮是否採用其他技術時,例如顧客關係管理(CRM)軟體或電腦模擬工具,通常都需要堅實的商業理由。
為了更有系統地找出社群工具可能帶給公司的價值,我們把一家大型金融公司的員工分成兩群,觀察他們六個月。第一群使用名叫Jive-n的內部社群平台,另一群不用。
結果相當明顯。使用Jive-n的員工比較容易找到具備達成工作目標相關專業的同事,機率比沒使用Jive-n的員工高了31%。此外,使用Jive-n的員工,也較能正確找到可幫他們引介合適專家的同事,機率比沒使用Jive-n的員工高了88%。他們在這兩方面的表現較佳,是因為觀察了同事在Jive-n上的談話內容,以及那些同事談話的對象。同一期間,沒使用Jive-n的員工,在那兩項衡量指標上都沒有改進。
此後,我們研究各行各業運用內部社群工具的情況,包括:銀行、保險、電信、電子商務、大氣科學、電腦業等。愈來愈多證據顯示,這些工具確實可促進各個獨立運作單位之間的員工協作及知識共享,幫員工更快做出決策,為產品和服務開發出更多的創新構想,使員工更投入工作和公司。
過去二十年來,企業是透過知識管理資料庫來尋求這些效益,但成效有限。那是因為,判斷誰有專業,以及了解培養那些專業的情境,本身就是知識共享的一部分。資料庫無法提供那種資訊和連結,但社群工具可以辦到。...【閱讀全文】 |