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鄭百珍/經濟日報

資深祕書鄭百珍小檔案

學歷：靜宜大學國貿系畢業

經歷：美國基異固態電子公司市場開發部執行秘書

現職：拜耳投資專案室執行祕書想當個稱職的秘書，該具備什麼樣的特質呢？

資深祕書鄭百珍認為，秘書可說是一個襯托主管的配角，在職場上的表現永遠是副手，如果個性特質上有強烈的領袖慾、或自我意識太高者，恐怕較不合宜去當個接受指令的工作。

對一個初級秘書而言，大約先從事打字、處理文書事務一類的基本工作。鄭百珍建議，有意從事秘書工作者，首先應加強中英文輸入的熟稔速度，外語能力，及正確的檔案管理知識。否則若因自己處理文件速度太慢，而影響了老闆處理公文的時效，挫折感是難避免的。

以目前的企業秘書來講，一般可分為初級、中級、資深秘書三個等級，按工作經驗及公司的需求標準，秘書的責任與工作多少有些程度上的差異，鄭百珍說如果你有心想朝資深秘書的路子走，除了上述必須具備的基本技能外，更要兼顧良好的溝通協調能力、積極應變能力、廣結善緣的特質。

鄭百珍說，秘書的角色對外是公司老闆的左右手，對內則是老闆與員工間的溝通橋樑，一舉一動皆可視為老闆的代言者，因此與各部門人員接觸的機會多，如果老是以拿雞毛當令箭的姿態出現，對人大呼小叫，頤使氣指，則樹敵太多，也等於間接讓老闆得罪人而不自知，這是從事秘書工作最忌諱的事。

如果你任職的公司屬於外商公司的話，那麼加強自己的國際觀如對國外商情資訊、國際動態的掌握度，是好秘書必需主動出擊的。鄭百珍以她在拜耳投資專案室的工作為例，由於公司有意進軍大陸市場，所以她對報章雜誌中所涉及的兩岸事務發展都相當留意，並主動搜集資訊、定時向老闆彙整報告，這項舉措也贏得老闆的稱許。

鄭百珍強調，儲備自己的特長實非一朝一夕、一蹴可幾的，平常應多注意一些演講課程，並積極參與研討，或向前輩請益，改進工作上盲點，才能在秘書工作生涯上有稱職出色的演出。