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2024/10/09 第 645期 | 訂閱/退訂 | 看歷史報份
達人觀點: 貼心部屬 細膩贏得主管緣
精選文章: 投資前,先打造護城河
工作術: 工作遇到問題時,要如何求救?
 
 


貼心部屬 細膩贏得主管緣
  有沒有主管緣,就看你貼不貼心。身為部屬者,不妨向服務業學「感動服務」之道,先搞懂你的老闆,然後順著毛摸,不用刻意拍馬屁,照樣能深得主管心。
  撰文◎Career編輯部
 

在老闆心目中,怎樣才算是貼心的部屬?是每天噓寒問暖?還是樂於跑腿,處理大小事情?

細數對老闆最貼心的工作,莫過於秘書了。台北市專業秘書暨行政人員協會講師游美未認為,展現貼心的前提就是「先搞懂你的老闆,然後順著毛摸。」

「貼心的表現不能夠copy,」游美未說,每個老闆都有不同的作風,必須先弄清老闆的喜惡、思維模式及做事風格。以生日來說,個性低調的老闆不喜歡麻煩別人,慶生會能免則免;但有些老闆卻愛熱鬧,不僅要有慶生會,最好還能設計別出心裁的活動,例如號召各部門主管錄製影音祝福,剪成一支感人MV。

把老闆當成你最重要的「客戶」

在職場上,工作表現中規中矩,只能算是不失分;想要加分就得設法「進階」,成為深得主管心的部屬:

●幫老闆分憂解勞
身為部屬,最重要的就是幫長官分憂解勞。游美未說:「你要做的不是討好老闆,而是幫助老闆,」做一個讓長官安心交付任務的「可靠」部屬。

游美未從前擔任秘書時,在開會前會提醒老闆,之前決議的重點。還會幫老闆「做面子」,員工或重要客戶生日時,主動張羅小禮物;客戶來訪時,清楚記得每位貴賓的喜好,「贏得客戶的稱讚,老闆就覺得很有面子。」

●站在老闆的立場設想
一個貼心的人,能站在對方立場設想、考慮對方的感受。既然老闆是你最重要的「客戶」,就應該站在他的立場,思索他在想什麼、希望你做什麼。游美未以秘書為例,權責可大可小,大至襄助經營管理,小到幫老闆跑腿買便當,「端看老闆需要你提供哪些協助。」有些老闆習慣自己用3C產品安排行程,秘書就不必非要去干預老闆行程。

●發自內心的尊重
《老闆不說你就懂,同事沒動你先動》作者能町光香認為,真正的體貼應該出自於「尊重」,而不是功利地「希望別人喜歡我、感謝我」或「想獲得上司信賴」才做。

深得主管好感的貼心動作

究竟哪些貼心舉動,可以讓老闆覺得「足感心」、不能沒有你呢?以下提供8個貼心小訣竅:

1.察言觀色,抓對時機
當部屬一定要懂得察言觀色、看對場合抓對時機,千萬別在主管發火、或忙得焦頭爛額時去煩他。試想當主管正為被倒帳而煩心,你卻白目地跑去要求加,結果不難想像。能町光香認為,若是選對時機,只要說一兩句話,就能讓老闆銘感於心。例如看老闆一臉倦容,可以說:「您還好嗎?是不是太累了?」或是「要不要幫您買杯咖啡?」除了看準時機,還要觀察主管神情的變化,例如和你說話時臉色瞬間變了,時就必須警覺,是不是踩到主管的地雷?他在乎的點是什麼?

2.不只說(嘴甜),還要做(奉待)
《老闆不說你就懂,同事沒動你先動》書中指出,「不要光是嘴上說說,同時要讓對方看到行動,才是真正的體貼。」光說些空洞的安慰話,意義不大。例如主管開會出來,說聲「辛苦了」同時奉上一杯茶,就顯得貼心多了。服務業講求「感動服務」,身為部屬者不妨向服務業學貼心之道。主管咳嗽時,遞上喉糖;外出回來汗流浹背時,端上冰水;主管急需資料卻找不著時,幫他找到資料。工作中有很多表現體貼的機會,只要在對的時間做對的事,小動作也會有大效果。

3.給主管面子,幫長官解危
每個人都愛面子,主管亦然。游美未表示,千萬不要在公開場合反駁老闆或是指出他的錯誤,讓他下不了台,當場務必忍住所有情緒。事後再找個適當的時間,跟老闆討論或說明原委。更貼心的部屬是,「及時幫老闆解危,甚至幫忙背黑鍋,保全他的面子,」游美未說。主管將會記住你的付出,甚至在心裡為你記一個大功。

4.預先幫主管想好所有狀況
當老闆交付任務時,預先設想各種可能狀況,做好萬全的準備,再根據老闆的態度隨機應變。「如果上司是外國人,預約新幹線座位時要注意什麼?」能町光香說:「一定要預約可以看到富士山的靠窗座位。」這乍看是枝微末節,但在讓主管旅途愉快的前提下,這份用心顯得格外可貴。游美未在幫老闆訂餐廳時,也會先做足功課,通盤考量價位帶、地點、菜色、交通及停車便利性,提供至少2∼個選擇,向老闆分析各家優劣,再由老闆做出選擇。

5.隨時回報,讓主管放心
日本企業的新人訓練,第一堂課除了學「打招呼」等職場禮儀」,還有「報連相」(報告•聯絡•商量),足見向上報告的重要性。在工作任務進行期間,遇到狀況出現變化,一定要隨時向主管回報。報告不太過與不及,不可拖到事態嚴重才說,但也不用連雞毛蒜皮也報告。當主管的沒有人喜歡「驚喜」,當部屬捅了簍子,自己最後才知道,還得收拾善後,肯定會抓狂。做好「報連相」的動作,不僅可及早確認自己做的是否符合主管要求,也可以讓主管感到放心。

6.讚美老闆,需要一點技巧
人人都愛聽好聽話,「老闆也是人,當然也需要被鼓勵、被認同,」游美未說。許多人把讚美主管與拍馬屁混為一談,唯恐被同事譏為「馬屁精」。其實,讚美主管講求心意及技巧,要把握3大原則:1.要真誠、出自真心,2.要有依據,3.不能太超過或太直接。不要把老闆當成笨蛋!如果只是表面的巴結奉承、昧著良心說奉承話,結果會適得其反。讚美也不要在外表打轉,如「經理今天打的領帶好帥喔!」而是要找出一個「點」,稍加放大讚美,如「經理能突破對手包夾搶下訂單,真是太厲害了!」。向主管道謝時,若適時加入幾句讚美,將是最好的恭維,例如「謝謝您的建議,指出我的盲點,讓企劃案變得更完整,跟著您工作我真的學很多。

7.達成老闆無意間說出的心願
有時老闆隨口說的話,雖然和工作沒有直接關係,但是「言者無意聽者有心」,如果你牢記在心,在能力範圍內設法達成他的心願,表現出「把老闆的話放在心上」的認真態度,將會令老闆喜出望外。貼心的部屬懂得領會老闆每句話的用意。有些話不用太認真,例如問你「還好嗎」或「工作順利嗎」,其實只是打招呼問候一下而已,並不是真的想知道你碰到什麼麻煩,所以不要連珠炮似的趁機抱怨。真的遇到困難或問題,你要做的是和老闆另約時間討論。

8.工作報告與e-mail「講重點」
冗長的公文或報告,只會令主管厭煩,工作報告務必精簡扼要、講重點即可,不要廢話連篇,造成主管的負擔。全球知名的消費性用品大廠寶僑(P&G)有個「1頁備忘錄」的傳統,所有的報告盡量用1頁的篇幅來呈現。寫e-mail時言簡意賅,也是一種對主管貼心的表現。在信件的「主旨」,直接點明重點、重要性或時效,讓主管一望即知你的重點是什麼、他在什麼時候要做什麼,例如「12月1日前需完成簽呈」。 另外,橫向聯繫的e-mail,記得CC副本給主管,讓他清楚掌握你的最新進度。

不著痕跡的自我加分法

工作中若用點巧思,展現體貼的心意,將可不著痕跡地幫自己加分,提高自己的「主管緣」。

●把主管放在心上
中午用餐時間出去吃飯之前,見主管還在忙,不妨主動多問一句「需要幫忙帶點什麼吃的嗎?」訂下午茶及點心時,也別忘了問問主管,千萬別把主管晾在一旁。長官生日時,可別忘了送上祝福。如果擔心到時候忘記,可以利用系統業者的簡訊平台,預先設定好傳送時間,保證萬無一失。

●禮多人不怪
出國或到外地出差,回來之後帶個簡單的伴手禮給主管,游美未說:「無需太貴重,最好是對方需要的,最重要的是心意。」

●與主管調到頻率一致
心理學有個「同步行為」理論,就是和對方採取同樣姿勢,容易使對方產生好感。和主管開會或談話時,仿照他說話的音調、說話音量、速度,乃至於肢體語言,可以拉近和主管的距離,傳達出「我的想法和你是一樣的」。b的部屬,早上7點收到你寄的企劃案,晚上11點收到會議紀錄,有這種勤奮工作、認真負責的部屬,哪個主管不愛?想當貼心部屬,務必要先做好本分工作,否則就本末倒置了。就像武功高強的人,必須有深厚的內功底子,否則任何貼心、討好主管的動作,就只淪為花拳繡腿,根本起不了任何作用。

 
 


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