你用目前的工作方式來做事，事情會多得做不完。你已排好事情的輕重緩急。你已做了規畫。你已把工作分派出去。你已試過聚焦重點。下一個挑戰領域就是提高你的效率，花較少時間仍可把工作做得很好。

究竟哪一種策略最適合，因人而異，也因情況而不同。但我身為時間管理教練，與我合作的客戶都必須用較少時間來完成較多工作，結果我發現了五種策略，即使只採用其中一種，也可以每週節省數小時。

釐清真正的期望

你承擔重大任務時，應該和任何關鍵的利害關係人討論他們對你的期望。也許他們需要一份PowerPoint簡報檔，也可能不需要。也許他們需要你把工作做到A+的程度，或者B+就可以了。也許他們需要完整的全盤計畫，或者只是初步的草案就行。

我協助的一位時間管理客戶在金融業工作，當他明白在某些情況下，只需要足夠資訊可作出同意或否決的決定即可，這就為他省下了好幾天的工作。並非所有情況都需要進行深入的完整分析。

釐清真正需要的東西和需要做到什麼程度，你就可以在決定要做什麼和實際執行方面，省下好幾個小時。

重複使用以前的材料

重複使用和再度使用以前完成的材料，在不同情況下可為你節省的時間也不同，這取決於你的具體職責。但你應盡可能複製、貼上和編輯。可重複使用的包括電子郵件、簡報內容、訓練課程、提案，以及與你將要傳達的內容很相似的幾乎所有其他類型的活動。

事實證明，我指導的客戶若是必須做簡報或教學，這個策略最有幫助。如果你的時間緊迫，應努力克制想要完全更新或大幅修改材料的衝動，而應使用既有的東西來節省時間，製作出最佳內容。頂尖的演講人往往一再發表同樣的內容，因為熟能生巧。... 【閱讀全文】