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》焦點企劃 戒除你的開會癮
》精選文摘 開場對了,開會就順了
傾聽,讓開會更有效率
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2019.09.19 第489期

戒除你的開會癮

伊莉莎白•葛瑞斯•松德斯(Elizabeth Grace Saunders)

「經理人」,名詞。教科書的定義:經理人主管一組任務,或一家公司的某個單位,通常有一群部屬向他或她報告。 現代的翻譯:衝過走道,拚命趕往下一個房間準時開會,同時也在行動裝置上回覆電子郵件。 少數一些人可能還是嚴格遵照教科書上的「經理人」定義。若是這樣,那要恭喜你。不過,大部分經理人不再有時間去管理向他們報告的部屬。

如果你這位經理人,陷入令人備感挫折的循環,經常需要取消一對一的會談、授權不佳,感覺和你的團隊疏離,那麼你可能已經夠難過了。我寫這篇文章的目的,不是讓你更加難過。但是我要鼓勵你開始做一些事,不只履行你本身的責任,也培養一支出色的團隊。這些策略來自我擔任經理人的時間教練,教他們如何更有效地領導團隊──但不需要工作更長的時間。

你無法給別人自己沒有的東西。所以如果你覺得困惑混亂,你的團隊也會這樣。你需要騰出時間,弄清楚你希望從每次的互動得到什麼;這表示要花更多時間在優先要務、準備和後續跟催上,少花時間開會。減少會議時間,你才有更多時間去思考策略。雖然這需要整個群體共同努力,但運用一些簡單的策略,你也可以辦到。

第一,減少你接受的會議邀約數目。 問問自己:你是不是已經掉進一個常見的陷阱,把自己的行事曆看成是人氣競賽?你是不是用受邀參加會議的數目多寡,來衡量自己的價值?出席許多會議,可能讓你覺得自己十分重要,卻不是分配時間的好方式。接受會議邀約之前,問問自己:「我真的需要出席嗎?」如果答案為「否」,那就拒絕參加那次會議,或者從下列時間密集度較低的策略當中,選擇一個來用:

1.要求在會議前先看議程,以便將你的意見交給主持人,和與會者分享。

(好處:這可能迫使主持人真的寫出議程!)

2.派你團隊中的某個人出席,向大家說明團隊的立場。

3.要求開完會後給一份會議紀錄。

如果你仍然覺得不參加會內心不安,或者不好意思回絕任何會議的邀約,不妨用這種方式來調整問題:「如果開這次會議那天我不巧生病,會議需要改期嗎?」如果答案為「否」,那麼你很可能不必出席。如果你真的必須參加不少會議,但只需要提供策略意見,不必協助戰術執行,那麼不妨要求將你的討論部分,放在會議時段的最前面。在你那部分討論完畢之後,便可先行告退。

第二,減少你安排的會議次數──並且縮短長度。你安排的會議,是不是大部分時間都是你在講話──也許是向所有的人報告「最新狀況」,但與會者都在有意無意間查看自己的手機?你預設的開會時間,是不是長達一個小時(或者更長)?如果是這樣的話,那麼你需要調整「不確定的話,就安排六十分鐘的會議」那種預設模式。不妨利用下面的決策樹,作為有效的替代策略:... 【閱讀全文】

開場對了,開會就順了

黎安.黛維(Liane Davey)

我們都知道,給人的第一印象不佳,得付出代價:握手軟弱無力,顯得信心低落;西裝皺了,讓你顯得懶散;跟別人講太多自己的事,會讓人覺得你情緒不穩。但你有沒有想過你召開的會議,給人的第一印象如何?頻繁地為開會遲到的人重新報告會議進度,會讓人覺得與會者比你更有掌控權。...【閱讀全文】

傾聽,讓開會更有效率

莎賓娜.納瓦茲(Sabina Nawaz)

幾個月前,一位執行長來尋求我的協助指導(她是聽障人士,我姑且稱她「伊拉娜」)。我們一一討論她的領導技能,以及組織的政治態勢,我很快就發現,她非常擅長傾聽。身為聽障人士的伊拉娜,更注意自己傾聽的方式。伊拉娜和我會面時,我們談話較為緩慢。... 【閱讀全文】

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