想認真管理時間，待辦清單可說是必備工具。但如果盲目使用，你會受制於它。想找出適合自己的待辦清單使用方式，第一步就是釐清你想用它來做什麼。很多人沒做到這點，結果清單上充滿了下列這類事項：立即就得做的緊急優先事項（把修改好的投影片寄給客戶）；沒有明確截止日期，因此擔心可能會忘記的事（預訂假期行程）；我們把一些基本工作加進清單裡，只是因為完成後把那些項目劃掉，會讓我們覺得很開心（再買一些筆：完成！）。一天一天過去，我們完成了那些基本事項，做完那些緊急事項（而這些項目就算不在清單上，我們大概也會完成），其他事項則是一拖再拖。

為了避免這種問題，我會使用三份清單，加上行事曆。它們各有不同功能。具體來說，1號清單列出的是「重要但時間不急迫」的事。2號清單列的是「今天要完成」的事，也就是如果某件工作出現，而我當下無法立刻完成，我會記錄在2號清單上，並且努力把2號清單上的事情做完才下班。第3種清單則是「不辦清單」：用來提醒自己，我已經決定不值得花時間去做這些事情。把這些事寫下來，以免它們默默回到待辦清單上。

至於行事曆，則是用來預留時間，以便準時完成重要事項。舉例來說，我不會把「寫演講稿」列在待辦清單上，而是在行事曆上特別保留所需時段來完成。而這件事，我會在確定了演講日期時就做，如此我就不會到了演講前一天，才發現「糟了，我明天要演講！」而且，因為在知道有演講邀約的時候，就打算把寫演講稿這件事寫在行事曆上，所以，我如果實在沒有時間寫演講稿，一開始就會發現這一點，因而（遺憾地）回絕。只要預訂了某段時間，我就絕對不會挪做他用。

確認並訂出優先事項的時程

時間是有限的資源，但大家規畫如何運用時間的態度，遠不如規畫金錢那麼嚴謹。如果你想確保完成最高優先事項，就該有策略地決定如何運用時間。

若要明智地決定哪些事情的重要性足以排上待辦清單，你應先花時間制定你的使命（你的個人目的），並設想成功會是什麼樣子。... 【閱讀全文】