今年9月，Microsoft與TechRepublic Premium合作發表的《開創亞太區辦公新常態》白皮書(Transitioning Asia-Pacific to a New Normal of Work)中，就預測「混合辦公」模式將成為亞太區新常態。在這波混合辦公趨勢下，企業有5點因應之道：

1.協助員工的時間管理，明確劃分工作及私人時間以減低工作倦怠。

2.重新思考評估員工表現的方式，從上線時間長短等量化數字，未必能衡量出其為公司創造的價值。

3.給予更多工作彈性和同理心，員工在家中辦公可能須處理家務或照料孩子，除了協助建立無干擾的工作環境，也應包容彈性的工作安排。

4.提供科技培訓和準備，促使員工成長、提昇生產力，充分發揮工作潛力。

5.在工作中融入更多社交互動元素，打造出創新、創意交流和友好工作氛圍的方法，使每位員工皆能感受到自己在團隊中的重要性。

此外，根據Microsoft 及調研機構Forrester合作的研究報告，數位工具的導入平均能為企業帶來超過10倍的投資報酬率(Return On Investment, ROI)，企業若要在高度變動環境中保持彈性、高效的營運模式並節約成本，數位協作工具的導入與活用將是關鍵。

數位轉型強化應變彈性

遠距辦公風潮帶來更多導入數位化工具的需求，資誠人資管理顧問公司董事長林瓊瀛對此則指出，這幾年經營管理的主題，其實始終圍繞著數位轉型與自動化，許多企業都在「轉與不轉」的轉型溝通中拔河，而突發的疫情，則是加速轉型的急迫性，越能快速適應並且調整營運步伐的企業，越能走出自己的路。

「相對過去很嚴密的管理、追求Cost down的企業來說，我們觀察到比較有彈性的企業的存活率也較高，這也是為什麼大家開始討論『韌性』(Resilience)。但這也不是代表組織要容許無效率與浪費，備用計畫(Backup Plan)可能都會隨著變局而鬆動，這其實是比較大的挑戰。」如此不穩定的時局，也讓林瓊瀛直言，整體的混亂儼然變成新秩序，風險跟員工關係都要重新被定義。

當然，所謂的遠距辦公，不只是單純的字面上意義，它雖省去員工通勤時間、降低人員近距離接觸的染疫風險，但追求彈性的背後，其實需要強大的數位資源扶持。

對於早已實行遠距辦公多年的IBM來說，本次疫情正是對其強力推動數位轉型策略的一場考驗。台灣IBM人資長李欣翰說，自2008年開始，IBM於亞洲的據點便已陸續設立遠端工作機制與彈性工作時間制度，導入Webex、Slack、MURAL等軟體，建立「線上工作坊」的協作模式。當建構起一套完整的軟、硬體系統後，IBM不只能提供員工更多元的工作環境，也便於公司掌握專案執行進度、團隊成員動態。

在導入線上工作坊系統的同時，也在管理制度的設計上做出了改變，加入設計思考(Design Thinking)的概念，與其增設監視措施，不如增加工作的自由性，讓員工在習慣彈性上班的同時，也學習自主行程規劃與時間管理。李欣翰解釋，其實「在這種管理制度下，每一位成員都十分清楚自己需要在特定日期以前達成指定的工作進度，就算臨時碰上突發狀況，也能在第一時間反映，甚至自己動手找出解決途徑，保持整體計畫的預期進度與穩定性。」

遠距服務不斷線

而專精於塗佈、乾燥及貼合技術，主攻客製化機台開發、應用的樺欣機械，因應疫情帶來的鎖國政策超前部署，改變傳統機械業親臨現場巡檢，維修設備的方式，啟動數位轉型，導入智慧機械「工業4.0」的運作模式，反而「疫」軍突起，成為客戶最佳奧援。

面對數位轉型的重大關卡，樺欣機械董事長莊嘉郁認為領導者的決心格外重要，「2008年我們就逐步導入具有『工業4.0』思維的數位化聯網智慧設備，讓公司與客戶間的人員可以順暢聯通，像是客戶端的機台與我們內部都採用同套作業系統，因此機台需要的檢測與維修就可透過遠距服務進行，工程師不用離開辦公室，利用筆電、平板等工具，就能馬上了解客戶端的設備在哪一個環節有什麼狀況，隨時都能排除異常，甚至做到提前向客戶反應有哪些參數、生產階段可能要調整，避免後續造成更大損失。」

另外，在儘量避免實際接觸的情況下，104人力銀行面對企業與求職者面談的迫切需求，也在今年5月推出「遠端面試」系統，以視訊方式解決「零接觸面試」的困擾，讓徵才、應聘的媒合服務不停擺。

「遠端面試」系統雖然便利，104人力銀行資深副總暨人資長鍾文雄也特別提醒，隔著螢幕，面試官也許無法注意到太多肢體細節，但比起現場面試，視訊過程中求職者需要比以往更注意講話語速、鏡頭的位置等。而且「面談是一件非常嚴肅的事情。求才公司和求職者雙方都要做好充分的準備，企業端的面談流程要進行得很正式，求職者也必須穿著符合面試場合的服裝，不只是兩方單純約好時間一起開啟視訊而已。」

由人才媒合平台的立場來看，分析後疫情時代的新工作模式與類型，鍾文雄則認為，企業與求職者都必須留意產業趨勢，提早進行佈局，強化自身競爭力，才不至於在不知不覺中陷入被動的情境。

IT力助攻疫後卡位

針對疫後的組織、人才新佈局，中央大學人力資源管理研究所教授鄭晉昌強調，由於遠距辦公運用大量的新資訊科技技術與工具進行輔助，這個趨勢將影響企業選才的方向。「一旦遠距辦公成為新常態，企業在引進新員工時會考慮以下這些向度：一是員工的IT經驗，是否傾向使用IT工具；二是該員工是否為具備團隊合作精神的人(Team Player)。遠端模式能不能順利互動，有賴比較積極主動、善於團隊溝通的員工特性，而跨國進行的專案，還需要有文化差異解讀者。」此外，遠距辦公對跨時區合作的工作型態也有影響，將更凸顯工作時段不一衍生的落差，一旦遠距辦公比例變高，企業營運與管理的負擔將會加重。

另外，對台灣中小企業而言，若想啟用遠距辦公、進行數位轉型，就需要安排適合的教育訓練。管理階層大多也沒管理過遠距團隊或居家辦公的員工，得重頭學習新的管理團隊方式、技巧以及新的績效管理。企業必須認知到，這些都是應投入的成本，唯有透過訓練，數位轉型的準備度才會增加。

遠距辦公蔚為風潮的當下，企業與員工們該如何快速調適，讓組織不只如常運轉，還能為營運與績效帶來更多加值與提昇？面對這波數位轉型的前哨戰，又該如何搶先佈局卡位，才能獲取更有利的未來市場話語權？更多精彩報導，請見本期《能力雜誌》。

【本文出自《能力雜誌》2020年10月號；訂能力電子雜誌；非經同意不得轉載、刊登】

新冠肺炎(COVID-19)疫情爆發，改變了人類的生活形態，部分措施更是「回不去了」，譬如最具革命性的職場實驗：遠距辦公(Work Remotely／Working From Home, WFH)。

永遠不進公司的工作

隨著時間推進，在各國城市為振興經濟陸續解封之際，這場號稱有史以來全球最大規模的工作實驗，並未因此出現停止的跡象。根據調研機構顧能(Gartner)在6月針對127家企業所做的調查，82％的美國企業主打算在員工重返工作場所後，仍然讓員工保有部分時間採用遠距辦公的混合工作模式，更有近半的業者表示，正計畫從今以後可以讓員工完全改成遠距辦公，不必再進辦公室。

以Google為例，它在3月即開始讓員工改為在家遠距辦公，雖然隨著疫情趨緩，Google各地的辦公室也陸續重新開放，但這家科技巨擘仍將員工可自由選擇進辦公室，或要待在家工作的期間延長到2021年7月，《華爾街日報》(The Wall Street Journal)指出，此舉將影響全球20萬名全職與約聘員工。不只Google，Facebook也同意員工改用遠距辦公，還提供額外津貼讓員工添購所需的設備。Twitter更是豪氣的在5月宣佈，只要員工願意，甚至可以永遠不必進公司。

這個現象不只發生在相對開放的歐美國家，在深受疫情影響的日本，富士通(Fujitsu) 為因應新常態(New Normal)的到來，宣佈將針對旗下8千名員工的工作模式進行調整，將現行的組織營運轉變為工時更有彈性、更具制度化的遠距辦公模式，員工可自由選擇要在哪裡工作。遠距辦公運作流程上軌道後，富士通也預測，截至2022財會年度，其在日本的辦公室樓板面積將大幅降低為50％，也為公司節省下相關的支出。隨著遠距辦公變成工作新潮流，企業也不再需要原先那麼大的辦公空間，KPMG在8月發佈的一項調查就顯示，68％的大企業執行長，正計畫縮減辦公室面積。

遠距辦公將變永久日常

紐約石溪大學新聞學院客座教授、曾任紐約市首席數位官(Chief Digital Officer, CDO)的Sree Sreenivasan對此做出評論，他認為富士通的聲明揭示了疫情對人類工作環境長期、深遠的影響，「我們對辦公室和工作的認知正在被顛覆，成千上萬的雇主和員工都在學習新常態的利與弊。」

根據諮詢公司Gallup的統計也不難發現，來到後疫情時代，即使可回歸如同往常的實體辦公模式，然而企業卻不見得打算回到舊有的「常軌」，預期要在企業內導入遠距辦公的比率反而更高。

這些企業為何寧可放棄原有的穩定運作形態，也要保持遠距辦公這項在疫情混亂時代不得不的「權宜之計」？事實上，若要探究企業對遠距辦公的看重，要自遠距辦公的發展過程說起。這種工作型態雖因疫情而蓬勃，卻並非因為本次疫情才開始萌芽。例如：IBM在1995年即引進遠距辦公，麥肯錫(McKinsey)、Intel、eBay等國際級企業，早已行之有年。

根據財經網站Quartz分析美國普查局(United States Census Bureau)的統計資料後，就發現美國實施遠距辦公的占比於近20年來幾乎年年攀升。財經媒體《富比世》(Forbes)同樣觀察到這項趨勢，而在疫情影響下，又再帶動了遠距辦公的占比急速上升，目前已有1／3的美國勞工可採用遠距辦公繼續工作，《富比世》為此做出評論：「在家工作，現在是件大事了。(Working From Home：It's Now A Thing)」

換言之，遠距辦公的火苗其實早已悄悄燃起，而疫情恐怕只是擔任助攻，並確立這股潮流大爆發的最佳催化劑。

ZOOM獲利大漲10倍

當談到這股遠距辦公趨勢的最佳見證者，能在零接觸下順暢溝通的會議軟體就成了熱潮的受惠對象。以總部位於美國加州、提供遠端會議軟體服務的ZOOM為例，今年第2季營收暴增350％以上，獲利飛漲將近10倍之多，同時，ZOOM的股價也在疫情帶來的衝擊中屢次創下新高，日用戶更高達3億之譜。

截至7月底，ZOOM這家成立不到10年的科技公司，其企業客戶中，屬於擁有10位以上員工的規模者，就達37萬家，且成長速度也相當驚人，年增將近460％。若以地區營收來看，ZOOM在亞太地區、歐洲、中東與非洲的總收入更成長600％，占該公司營收比達1／3，來自美洲的收入也增加近300％。

不單是ZOOM獲利滿滿，爆紅的會議軟體還包括了中國阿里巴巴旗下的釘釘、騰訊旗下的企業微信。據釘釘統計，在中國，光是疫情爆發初期的2月，就有1,000萬企業、約2億人進行遠距辦公。BBC中文網也觀察到，企業微信在疫情期間的用戶數達到2.5億，其後再推出名為騰訊會議的協作平台，上線2個月就收穫破千萬的日活躍用戶。

科技巨頭Microsoft自然也不落於人後，在2017年Microsoft就已推出通訊協作軟體Microsoft Teams，這套軟體更在防疫期間大放異彩。Microsoft 365執行副總裁Jared Spataro表示，在3月中，就創下單日27億分鐘的會議通話時間、增加200％的紀錄。當時間再來到4月底，該服務已擁有7,500萬每日活躍用戶，比起1個半月前一口氣增加逾3千萬用戶。

仔細分析會議軟體劇烈成長背後的意義，在Microsoft發佈的《工作趨勢指南》(Remote Work Trend Report：Meetings)報告中，便發現一個人每天第一次與最後一次使用Teams的時間增加了1個多小時，但這並非代表人們每天要工作更長的時間，反而是根據個人的產能與效率，可以彈性選擇更適合的工作時段。

98％員工愛遠距＋彈性

富有彈性─這剛好正是遠距辦公浪潮能維持不退的一大原因。世界經濟論壇(World Economic Forum, WEF)指出，高達98％受訪者表示，希望在職涯裡有「遠距辦公」這個選項。「能保有彈性」是受雇者們看重的主因，能靈活的支配時間、在任何地點都能工作、省去上下班通勤時間，在在組合成吸引現代工作者的強烈誘因。

《富比世》(Forbes)報導指出，以美國為例，一般員工每年得花225個小時在通勤，而COVID-19疫情正大大地改變了人們的通勤網絡，光在紐約，地鐵和公車的通勤人次大幅降低。在5月，另一個倚重公路運輸上下班的城市：芝加哥，運量更急劇下滑55％。

遠距辦公不只對受雇者充滿吸引力，對企業來說也能從中取得優勢。《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)指出，首先，企業更有機會招募分散在各地的優秀人才，想像一下：無論你的公司開在哪裡，都能有矽谷工程師加入行列，或是聘請位在英國倫敦的金融人才。此外，省去受雇者的通勤時間，對企業主也是一大福音。根據估計，遠距辦公可使員工每年節省28∼50個工作日。一位銷售主管舉例：「與其為了一場會議，開3小時的車到客戶那裡，（遠距辦公）倒可以讓我開5次會、或創造5倍的銷售。」

當然，無論企業或員工，想要徹底享有遠距辦公帶來的便利，在導入前需要綜合更多面向的評估，以及準備充足的配套措施，才能發揮最大的效益。

【本文出自《能力雜誌》2020年10月號；訂能力電子雜誌；非經同意不得轉載、刊登】