專案管理長久以來是經理人們的必修課程，前述篇章提及的90 天成長計畫也包含在內，都是學習如何在既定的時間內，有效率、有節奏地達成目標。企業裡中階主管面臨的只是單一部門3 至5 個專案，但高階經理面對的卻是橫跨無數部門，50個以上錯綜複雜、合作協同的專案內容，組成完成企業目標的大型專案。在此情況下，經驗較不足的高階經理人常會手忙腳亂，在制定年度規劃時信心滿滿也安排得極為完美，卻在第一季時開始陷入焦慮，煩惱時程與進度為何不在規劃之內，在第三季時陷入蠟燭多頭燒的困境，到處調整救火。而過往制定年度計畫1年可以算短期，3年是中期計畫，5年是長期計畫，短期計畫不會有太大修正，但現今快速變動的時局下連1年的計畫變數都極為巨大。在時代背景變化下，專案管理面臨的實務困境有什麼解方？本次透過與中國生產力中心(CPC) 姜禮國顧問的問答對談，藉由其多年企業輔導與實務授課經驗為高階經理人們解惑。
先有認知所有計畫 不可能照預期完美執行
姜禮國顧問提及：「經理人們要有認知雖然我們制定計畫，但計畫大多數時間不會如預期完美執行」，如2011 年日本的311大地震，9.0 級震度引發的海嘯、餘震重創日本經濟，日本首季GDP 負成長3.7%， 全年GDP 負增長0.9%，當時在地震隔日日本內閣府就下調了經濟預測甚至是負增長。當GDP 預測為負成長，各行各業勢必受到直接衝擊，原本的年度計畫可說是直接打水漂。
日本IBM 總經理立即提出要修正年度計畫，但在IBM 這種跨國企業裡，不可能單獨為日本調
整全球佈局，最後採取的做法為，美國總部協調將日本分公司年度目標與預算支持分配至其他區域，比如台灣、東南亞等地。從企業整體來說，這樣的做法是為了保持目標達成，當專案確定延宕甚至失敗，如何調整資源協同或合併其他專案，甚至將經費轉移（如日本IBM），進而達成總體目標，也是經理人重要的技巧。
專業經理人必須習慣應對突發狀況，在工作推動過程中一定會有衝突與變數，COVID-19、俄烏戰爭這些都不是可以去預測的，誰能想到2020 年過完年疫情就在各國爆發、俄羅斯在參加完冬季奧運後就揮軍烏克蘭。除了人禍，天災也讓人防不勝防，加拿大野火、北京歷史洪災、夏威夷茂宜島大火等，變幻莫測讓人疲於因應。這些都會對原有的營運規劃添加變數，
卻是經理人必須面對的。
將變數當常態 風險控管設定緩衝值
如今變數已經不稀奇，而是成為一種新常態，當歷史紀錄、百年一遇災害不斷被每年突破，變數就不再是突發狀況，而是該在年度規劃時列入考量的常態，這部分就得依靠專業經理人的經驗累積去提前佈局與預防迴避，當經驗越多、思考越周全，規避風險的機率就會提高。我們也可以從風險控管著手，無法預測突發狀況，那就預留緩衝(Buffer) 抵擋變數，如電力公司會預留備轉容量，為當天可以調度的供電餘裕；許多公司也會有安全庫存，以防物價波動、原物料供應斷鏈等情形。許多經驗較少或過度樂觀的管理者，會將產能、利用率等規劃至滿載狀況， 忽略了機械故障、原物料調度、資金運轉等可能情況，那原本的目標勢必無法完成，緩衝的意義就在於此。
但也不是過度地壓低產能，60%、70%的產能利用率又過於保守，等於30% 的原有營收被過度保守而浪費。3%、5%甚至10%的緩衝值要依靠經理人的經驗去拿捏預留，也要參照
各行各業的實際情況調整，餐飲業平日周一至周五可能來客數較少，周末才是高峰時刻，晚上又多於中午；航空業寒暑假為旅遊高峰期，其餘時間可能要推出促銷策略；科技業出貨旺季為第三、四季，經理人須因地制宜結合各產業實務狀況。
設定1 年短期目標 長期目標動態調整
經過COVID-19 洗禮下，少有人敢再去規劃3 至5年的中長期目標，加上影響時間之久遠超過我們經歷 SARS 後疫情 3 至 6 個月會消散的國際預測，又快又急又久的疫情已打亂所有
企業計畫。姜禮國顧問建議：「應該務實一點，1 年 1個短期目標，3 至 5 年的中長期規劃，應轉變成對趨勢、大局觀測的長期觀察。」
隨時觀察大環境變化，對計畫做動態調整，不能悖離現實而忽略可能會發生的困境，如近期巴拿馬運河面臨缺水危機，2023 年 1 月開始限制貨船通行數與貨運量限制，如乾旱未獲得緩解， 預期將再實施1 年的限航令，巴拉馬運河的減量降載絕對會影響到它的貨運成本、運送時間，此時專業經理人就要及時調整策略做出應對。以往可能不需要大幅修改年度計畫，但現今需要每季甚至每月觀察實際現況，評估是否會造成重大影響。
中秋佳節將近，業者在年初、年中勢必已針對中秋糕餅備料提前佈局，去年就遇到缺蛋危機，造成很多業者停售部分品項，或是成本必須提高，而今年因有農業部協助、外來進口蛋穩定蛋價。這些都不是在制定年度計畫時可以預期的，所以需要經理人隨時關注市場進行動態調整，學習專案管理的目的就在此，不是要完成更多的工作量，而是留下時間觀察趨勢、思索對策，做出正確的決策。
建立人脈輔助判斷 排出個人價值優先順序
專業經理人如被瑣事牽扯大多數時間，會使他們進入誤區而忽略真正影響專案的訊息與因素，不同的專案需考慮的訊息不盡相同，資訊案可能要顧及國際法規、隱私權規範；生產專案需要考慮原物料波動、地緣政治等因素；服務專案可能需要思考人口結構轉變、消費者型態等，這些都需要經理人花費大量時間去疏理。
《第五項修練》作者彼得．聖吉曾開了一門CEO課程，帶領數十位高階主管們前往沙漠學習打禪靜坐與放空的課程，看似與商業管理毫不相關，但透過清空大腦中的思緒，這些經理人可以專注在需要他們思考的問題。其實原理都一樣，就是要找出時間去細細思索影響專案進程的各種原因，並做出應對。
但對於缺乏經驗的經理人們又該如何呢？姜禮國顧問建議可以參加類似EMBA 的進修課程或是國際論壇等，除了學習新知以外，也可建立不同產業的人脈關係。更重點的是，當遇到相關專案問題或是跨界合作時，就可以詢問產業相關人士做出更準確的判斷。最後姜顧問也提及，專案管理其實也涵蓋個人生活，工作並不是唯一價值，應該排序家庭、健康、工作等優先順序，將與親子相處、健身運動與自我成長等時間也排入其中，才能成為一位真正的專業經理人
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變動時代專業經理人應做到
1.清楚明確判斷專案達成目標與實際成果，以產出成果回推工作量與投入資源。
2.釐清會影響目標達成的內外部原因，隨時動態調整。
3.盡可能預留緩衝（空間／時間／資金等）。
【更多精彩內容請見《能力雜誌》2023年9月號，非經同意不得轉載、刊登】
