可曾想過，很多時候其實你都在「瞎忙」，才會自己忙上加忙，遲遲無法準時下班？

　　日本工作專家松本幸夫、小山龍介、岸本葉子，就要傳授幾招工作秘技，讓你從此聰明工作、快樂下班！

聰明工作術 1－早晨收信只花10分鐘

　　多數人上班第一件事，就是收發電子郵件，面對上百封「未讀郵件」，為了不陷溺在「電子郵件風暴」中無可自拔，日本知名企業講師松本幸夫在《戒掉您的加班病》書中建議：利用「早晨10分鐘收信」就好。

　　短短10分鐘，當然不可能處理完所有信件，松本幸夫解釋，快速處理的技巧就在：首先，將廣告信刪除，然後依照每封信的輕重緩急分為A、B、C三等級。重要性最高的A級信件立即回覆，但回答不必長，「一行」就好，例如：「瞭解。下午3點我會跟您詳細說明。」或「明白。詳情我下午會給您電話說明。」松本幸夫認為，只需要告知對方收到即可，有時收到信後直接用電話回覆，會更有效率，千萬別以為電子郵件萬能。

　　回覆完「一行信」後，將原信件留下，等到向對方說明或確認後，再將信件移至專門保存「任務完成」的資料夾中。

　　至於B、C級的信件，可一併移到另一個專用的資料夾，等到有空檔時再處理。松本幸夫強調，從分級到完成「一行信」回覆，只能花10分鐘，之後，就得專注於一天當中最精華、吃中飯前的最佳工作時間。

　　也許有人會問：忙到根本沒有空閒，怎麼處理剩下的B、C級信件？松本幸夫認為，「空檔」無所不在，像是依約拜訪客戶時，客戶手邊工作還未結束，請你在會客室等一下，這就是你的空檔；或是工作提前結束，多出的20分鐘，也是空檔時間。利用這段空檔，拿出筆電或手機收信、打幾通聯絡電話再好不過了！

聰明工作術 2－專注時段 誰都別打擾！

　　日本松竹株式會社製作人小山龍介在《WORK HACKS！超級工作秘技》書中建議上班族，要定下一個「集中注意力時刻」，在自己最能集中精神的時間點，全心專注於工作上。

　◆ 80％的工作早上做

　　何時最能專注工作？松本幸夫分析，多數人吃完午餐後總會昏昏欲睡、精神難集中，等到頭腦恢復清醒時，已接近傍晚時刻，只好留守公司加班。上午是絕大多數上班族頭腦最清晰的時刻，專注力絕對強過下午。

　　因此，最好的工作安排就是：「上午做8成、下午做剩下2成」，務必在午餐前兩個小時內做完當天8成以上的工作，這就是所謂「上午動腦、下午動身體」的工作規劃：上午集中火力完成8成工作，下午則外出活動筋骨，進行會客、洽談、推銷等工作。

　　但怎可能早上就完成8成工作？松本幸夫指出，有時一項工作做到80分就可暫告一段落。他說，例如不容許有任何差池的合約書擬定、與金錢數字有關的帳務結算，或必須與他人配合的業務，都無法說結束就結束，或是隨時需要修改，會比較耗費時間是理所當然。但其餘多數事務，其實只要做到80分就算及格，不要一味地想達到100分，只會累死自己。明明30分鐘可以做到80分的程度，卻硬是錙銖必較、一遍又一遍地修改，最後花了3小時才完成，每天不加班也難。

　◆下午4點是第二黃金時段

　　小山龍介認為，「專注時刻」還可以定在每天下午4點過後。他解釋，晚餐前的這段時間，是足以與午餐前那段時間匹敵的「集中精神時間」，因為中午進食消化後，大腦中的血液會流動，重新恢復精力。下午4點後的集中精神時間，加上早上的工作時間，足以順利應付每天工作所需。

　　小山龍介也建議，在專注過後，應設定一段時間讓自己放鬆。早上既然都已經專心工作了，下午的前幾個小時，不妨安排出外會面的行程，下午4點之後再次集中精神處理手邊工作。等到結束一天工作後，就立即忘卻工作。適度的放鬆，才能在下一次的努力時間盡力工作。

聰明工作術 3－「時間到！」務必完成

　　若要加快工作腳步，小山龍介認為，設定「截止時間」非常有效，像是給自己「還剩下N天」、「到N點為止」等deadline。而且，完成期限最好設定在自己能集中精神的時段，譬如午休前或晚餐前，這樣就會有要「趕快完成才好去用餐或下班」的超強動力。

　　松本幸夫進一步指出，不僅要為工作訂「時限」，更要做到「先馳得點」，在時限的前半段就提前完成大半的工作，例如：時限是「1天」，就在中午之前提前完成；時限是「1個月」，就在15天內提前完成。他認為，若能提前達成自己訂下的目標，一來工作心情輕鬆愉快，二來會讓工作進度日益順暢，形成「良性循環」，不斷創造出更好的績效。

聰明工作術 4－行程表細部切割 按表操課

　　工作要在設定的時限內完成，日本暢銷作家岸本葉子在新作《用對方法 讓你辦公室人氣狂飆》裡還傳授一招「行程細部切割法」：

　　例如設定工作要在N天內完成，岸本葉子會列出一個「時間切割」的行程表：將一天分為上午、下午與傍晚三個時間區塊，接著將工作再細分，有計畫地決定這些細部工作分別要放入哪一天的哪個時間區塊，並會在行程表上預留1天的備用日，就算遇到突發狀況，也可在這一天搶救進度。

　　岸本葉子說，填完行程表後，就要以「排定行程」作為最高指導原則，不要邊做邊想「如果無法達成該怎麼辦？」，打擊自己信心，而是以「只要按表操課就可以順利達成」的念頭來催眠自己，自然會順利達成目標。

聰明工作術 5－這樣說 人際關係超省時

　　工作會做不完，有時也因為花太多時間在無效溝通上。

　　松本幸夫舉例，跟主管報告或交辦事情給部屬時，通常對方一定跟你一樣忙，如果你說：「王經理，呃…關於A公司的案子，那個…我想差不多已經定案了。可是，呃…還有點狀況，呃…該怎麼說呢？」此時，聽者可能已經當場抓狂。

　◆SD說話法：先說結論再講細節

　　因此，無論報告或聯絡任何事項，請以「結論一句話」作為開場，先表達你報告的重點，例如：「A公司這次的案子已經確定暫緩」，之後再說明細節。

　　說話，有其標準順序，就是所謂的「SD說話法」：S是Summary，即概要、結論、整體；D就是Detail，細節，先講S再講D。另外，說到句子的「關鍵字」時，務必咬字清楚，若表達不清不楚，不但易招來誤解，也容易讓聽者感到不耐煩。

　◆加上一句話，留下好印象

　　「您現在方便講話嗎？」「現在打電話給您，會打擾到您工作嗎？」簡單一句話，對方感受大不同。因為人一忙起來，通常不想接電話、或只想草草結束談話，若聽到對方懂得顧慮自己的時間，必會倍感窩心，有了聽下去的意願。松本幸夫建議，不妨先從這些「加料」的句子切入，然後再搭配「結論一句話」，就是完美的省時溝通法。

人生沒空浪費 聰明工作把握光陰

　　松本幸夫在擔任時間管理課程講師時，必問學員：「如果兩週後你會被雷擊斃，現在的你，會覺得：1.會想見誰？2.覺得自己該做哪些準備？3.會想做哪些事？以上3個選項中，哪一個對你最重要？」他說，學員不管選擇哪一個，碰上這種「晴天霹靂」的悲劇，都可以讓他們瞭解人生的有限，從而察覺到「自己想做的事情那麼多，怎麼可能還有時間去加班？」

　　所以，好好運用工作小技巧，別再瞎忙讓自己下不了班，人生還有很多事情等著你去做！

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