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2010/08/19 第272期
 
焦點議題
  實用祕技
 

4種「愛迪生式思考法」,找出靈感、解決問題

 
整理 /郭子苓
文章來源《經理人月刊》8月號

湯瑪士•愛迪生(Thomas Edison)無庸置疑是人類歷史中最偉大的發明家之一;他發明電燈、留聲機、電影,創立奇異(General Electric),一生中共申請1093件專利。誠如愛迪生所言,「天才是1%的靈感加上99%的汗水」,他那令所有人、組織夢寐以求的創新能力,也並非來自偶然。《快樂腦:學習愛迪生的五種創新思考法》一書將愛迪生的創新力歸功於他的思考方式,其中首要的、不可或缺的,是他的「問題解決導向」思維。

愛迪生的目的清楚──「發掘大自然奧祕,為人類創造福祉」,也因此決定他看世界的方式;他一心尋找解決方案,並始終堅信自己能夠成功。希望培養愛迪生的問題解決導向思維,可以透過以下4種實踐方法:

1.「SMART EDISON」法則,定義目標、激發熱情
愛迪生是最樂於工作的人,因為他懂得結合目標與熱情,一切失敗都不以為苦;他曾經說過:「我一生從沒做過一天工作,全都在玩樂與嬉戲。」要像愛迪生一樣結合情感元素和理性元素,可以透過英文縮寫SMART EDISON的11個步驟,明確地定義目標,激發個人熱情:

S─Specific,具體:清楚詳細地界定自己想要達成的目標。
M─Measurable,可測量:決定如何測量進步的幅度,讓自己知道目標已經達成。
A─Accountable,責任清楚:全力以赴、達成目標。訂定團隊目標時,則要確認權責清楚。
R─Relevant,相關性:確保自己的目標和整體的目的、價值相關。
T─Timeline,時效性:訂出達成目標的最終時限。
E─Emotional,動之以情:表達目標時,感情要素很重要;要選用能夠激勵自己的方式來表達自己的目標,感受到未來達成目標時可能帶來的喜悅。
D─Decisive,堅決果斷:避免「希望目標能實現」等模稜兩可的態度,必須下定決心全力以赴,意志堅定。
I─Integrated,整體性:將自己的目標設定為超越個人利益,連結至整體更崇高的目的。
S─Sensory,切身感受:生動地想像自己的目標內容,試著說、畫,或用各種方式表達出來,讓自己能夠切實感受。
O─Optimistic,樂觀態度:把追求目標,看做像地心引力般理所當然,永遠抱持自然的樂觀態度。
N─Now,立刻執行:馬上開始實踐目標。

2.樂觀、永不放棄,成功的必勝法是「再試一次」
愛迪生在實驗成功前面臨過無數次失敗,但他卻認為每一項實驗都是成功的;因為無論發生什麼,實驗都有助於釐清原本渾沌不明之處。愛迪生拒絕把「意料之外的結果」視做失敗,他說:「我們最大的弱點就是放棄;成功的必勝法就是再試一次。」

愛迪生的樂觀態度,來自他選擇對世事萬物採用正面的解釋方式。當他面對困難與挑戰時,總能客觀地定義出導致問題產生的外在因素,不會自怨自艾、歸罪於自己的厄運;他也懂得將成功和快樂視為常態,把負面事件視為通往成功路上的小插曲、偶爾發生的獨立現象,和人生其他的層面無關。

3.用最有效率的方式,大量閱讀
愛迪生為了解決問題、回答自己無休止的疑惑,對知識產生近乎瘋狂的渴求。他曾說,「我不只讀了很多書,我讀了一整座圖書館的書。」為了在短時間內盡快學會所有做實驗必須具備的知識,他建立出一套效率學習法:
(1)訂定清楚的目標:
在每次閱讀之前,先捫心自問自己想要學什麼,訂出具體目標,白紙黑字寫下來。
(2)讓大腦先熱身:
將已知道的書中主題,先透過口頭表達,或寫在紙上──透過口和手的使用,能夠活化大腦中的連結網路,迅速進入學習狀態,記住閱讀內容的機會便大幅增加。
(3)先瀏覽內容:
翻閱目錄、前言、章節摘要與書評或總結,從最廣泛的大意的開始,慢慢各個擊破細部知識;有時粗略的瀏覽便已經能足夠回答相關問題,省去詳細閱讀的時間。
(4)記錄並分享重點:
記下閱讀重點後,再將所學到的知識教導、分享給別人。因為在練習表達所學的過程中,能夠訓練記憶力,並強迫自己再次融會貫通、咀嚼知識,能夠清楚明白自己還有哪些不懂之處。

4.持之以恆,努力不懈
愛迪生經常強調努力、專注與堅持的重要性,導致他的一生都在不停歇的實驗中度過,實驗地點可以是地球任何一個角落。

他曾說:「一定有更好的方式,我要把他找出來。」愛迪生的問題解決導向思維讓他無論身在何處,都不放過任何可能從經驗中學習的機會;更重要的是,沒有一次失敗讓他停止實驗。

組織、個人的創新,同樣並非來自一時好運或神奇魔法,而是必須透過反覆的嘗試、面對失敗,才能如願找出創新解決方案。


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  主題學習
 

建立優先順序,系統化管理個人知識

 
整理•撰文•編輯 / 劉揚銘
文章來源《經理人月刊》8月號

工研院創意中心創新模式研究群總監 葉惠娟╳工作效率

葉惠娟 ,工研院創意中心創新模式研究群總監
清華大學化工博士,是工研院內擁有最多專業認證、授課時數最長的講師。每日的工作習慣

每日的工作習慣
每天的時間表大致如何?
7:30起床、8:30到公司、19:00下班、23:00前睡。重要工作通常在清晨處理完畢。

用什麼工具管理時間表?

電腦Outlook軟體與PDA手機同步,包括行事曆、連絡人、待辦工作等資料都在其中,每周日會先做好接下來兩周的工作計畫。

工作的黃金時段是?

清晨4:00∼8:00。平常不一定這麼早起,但有重要工作時,前一天會刻意早睡,用頭腦最清楚的清晨時段完成工作。

一天看/回幾封e-mail?
50∼100封。

目前正在鑽研哪方面的知識?
創意、創新相關的都讀。

累積很多壓力時,如何排解?
專注地運動、看影集(《CSI犯罪現場》《名偵探柯南》是最愛)、找好朋友聊天。

幹勁的來源是?

分享與學習是最快樂的事。希望透過分享與顧問服務,幫助台灣產業和年輕人更具創新能力和價值。

「他們(研究團隊)正在要求我,出差再多,每周至少要進辦公室兩天,」工研院創意中心創新模式研究群總監葉惠娟邊說著,邊把筆電放上會議桌。研究團隊正同 時進行7個專案,葉惠娟還身兼產業顧問、講師等工作,每個月有10場以上的演講行程,工作地點北從淡水、南到屏東。「如果高鐵可以累積里程,我一定是 VIP,」葉惠娟笑說。

繁忙的工作之外,葉惠娟也是工研院網球隊隊長、高爾夫球隊總幹事,必須負責通知隊員練習、籌畫年度比賽。在私人生活中,葉惠娟不但定期抽空陪伴家人,逢年過節更是一定回到台北三芝的老家的豬肉店幫忙。

建立取捨座標,專注做有價值的事
「時間管理的書,都教我們先做重要的事,問題是,什麼才是重要的?」在葉惠娟看來,取捨優先順序,才是最多人的困擾。因此,要提升工作效率,應該先往上一層,決定取捨的規則。

葉惠娟用兩層篩網,迅速過濾、判斷哪些該做、哪些該捨棄。第一層篩網,是工作、家庭、個人生活的順序:家人排第一,其次是健康、很親密的朋友,最後才是工 作。「過年、端午、中秋,葉惠娟就是要請假回家幫忙賣豬肉,排什麼重要會議都沒用,」陪伴家人的時間,就這麼被固定下來,不容更改。

第二層篩網,是工作的價值主張。自從12年前參加工研院的內部顧問訓練時,針對「你想成為什麼樣的顧問?你的價值在哪裡?」的提問,寫下自己的「價值主張」後,往後葉惠娟在做取捨時,都以此為參考座標,在做任何事之前,都會思考:1.這件事,是否符合「成為創新顧問」的價值主張?2.完成 後,是否對雙方都有益?3.是否非自己不可?完全符合這3個條件的事物,才投入時間、精力等資源。

用價值主張取捨後,「你會發現每天做的事愈來愈聚焦,慢慢就建立自己的專業,」葉惠娟說。

建置工作地圖,善用標準化範本
對葉惠娟來說,「取捨的優先順序」屬於工作效率的上層,下層則是「知識管理的技巧」。她葉惠娟建立了4個「地圖」,做為吸收、歸納、尋找資訊的標準模式。 「知識地圖」包含5個大分類(創意創新、品牌、趨勢、輔助、課程)、37個中分類和更多小分類。電腦資料夾中,則依類別儲存各式資料、研究 個案等,做為研究與授課的資料來源。

「技能地圖」是葉惠娟努力加強的學習方向,例如議題分析、說故事的能力等;「資源地圖」的內容是搜尋資訊的來源,分為雜誌期刊、網站、電視媒體等類別;「人脈地圖」則是可以取得協助的組織或個人。

葉惠娟強力建議每個工作者都要建置自己的4張地圖,並且善用「範本」來統整、分割資料。她的電腦檔案的命名,完全依照「地圖」來建立;簡報檔都使用相同母片;針對每個主題的研究,也都有一個「完整版」檔案。

舉例來說,如果臨時被邀請演講「IBM的創新案例」,她會先從知識地圖的「創新類」中找出相關資料(如果不夠,就盡快從人脈地圖中找幫手、從資源地圖找參 考資料),再從資料夾中找出「IBM完整版」的簡報檔(從第一次針對IBM的演講開始,幾年間不斷更新、累積的完整檔案),從中截取所需的範圍,最後加入 最新趨勢,以及針對客戶的客製化內容,「80%標準化,20%客製化,」快速完成演講的準備。

高效率的背後,是有系統地過濾資料、吸收知識與聚焦在專業上的努力累積。「第一次花200%的力氣做,第二次就可以只用80%,便能做到完美,第三次以後 當然更輕鬆了。」葉惠娟也把她的「範本哲學」,應用到工作的每個角落。身為工研院高爾夫球隊總幹事,她的手機通訊錄裡,有隊員的聯絡群組,電腦中更有統計 出席、比賽成績的excel檔,甚至頒獎獎狀的範本等應有盡有。「知識管理做好,就不用每次都從頭做起,可以用短時間產生好的解決方案。」

最後,葉惠娟提出「6、21、90」的魔術數字,勉勵想提升效率的工作者。「凡事看6遍、做6遍、練6遍,大腦才會記住;要改變行為,做21次才能成為習慣,而想成為專家,同一件事至少要做90次以上。」

我的效率工具
1.價值主張:12年前寫下的價值主張,是優先順序的取捨標準。符合個人價值的事才做,這樣做會更聚焦,也能打造自己的專業優勢。

2.知識地圖:依據大、中分類,來建立電腦資料夾,以將吸收的資訊歸類儲存。檔案命名則依據小分類,可在30秒內找出10年前的資料。

3.行程表+PDA手機+電腦:每周日先計畫好隔周、再隔周的工作,寫入電腦,並與手機同步。

4.各種範本:為例行事項制定標準化範本,無須每件事都從頭做起。例如,利用圖形範本(流程圖、圓餅圖等)加上歷年蒐集的資料,葉惠娟可在20分鐘內完成兩小時演講所需的簡報

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