花80%時間溝通， 讓對的人有對的資訊
整理•撰文 / 陳芳毓
文章來源 《經理人特刊》「完全圖解-專案管理工作術」
你知道，專案經理通常把80%的時間花在哪裡嗎？
不是計畫，亦非執行，答案是溝通。《專案管理知識體指南》（PMBOK® Guide）對於專案溝通管理的界定是，「確保能適時、適當地產生、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊」所需的一系列流程，包括辨識利害關係者、規畫溝通、發布資訊、管理利害關係者的期望，以及報告績效等。簡單說，在執行專案時，所謂有效的溝通，就是在不同利害關係者之間，搭起一座橋梁，無論是定期發布專案績效，或是當專案內容變更時，都要即時讓利害關係者知道。溝通，「就如同支撐專案管理、讓其穩固的骨幹一般，」《專案管理立即上手》（project management）指出。
3步驟做好溝通管理
根據《專案管理知識體指南》，溝通管理分為3步驟：
1.規劃溝通管理（Plan Communication Management）：依據利害關係人的資訊需求，發展溝通計畫。專案經理的基本工作是「定期」發布績效資訊給利害關係人，且若專案出現變更也要立即通知。管理其他資訊考慮的因素包括：誰需要什麼資訊？他們將於何時需要？資訊應該如何儲存，以何種形式儲存？並且把時區、語言障礙和跨文化因素納入考量。
2.管理溝通（Manage Communications）：依照溝通規劃管理書，蒐集、分派、處置資訊的流程。但更重要的是被利害關係人已經接收並了解需要的訊息，所以溝通的方法非常重要。溝通方式主要可分為：互動式溝通（會議、電話）、推進式溝通（電子郵件、報告、傳真）和拉式溝通（內部網站、資料庫）。
3.控制溝通（Control Communications）：屬於專案生命周期中的「監控」流程，要確保專案利害關係人的資訊需求被滿足，溝通管理流程能重複執行。
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