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2013/10/31每週四出刊訂閱/退訂看歷史報份30雜誌網站  
 
 
本周焦點: 時間,多出20%做對關鍵工作
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做得多不如做得精
時間,多出20%做對關鍵工作

研究顯示,
知識工作者耗費大量時間(平均41%)處理瑣事,
這可能是你每天忙得團團轉的原因。
如果你能挪出大量時間,例如高達20%的工作時間,
專注在真正重要的工作上,情況會是如何?
想變得更有生產力,你可以:刻意思考自己如何運用時間,
決定哪些工作對自己和組織最重要,
捨棄或用創意的方式把剩下的工作外包給別人。
懂得捨棄、分派或重新設計工作,
你將不再被時間追著跑


讓一天有更多時間,是每個人難以實現的夢想。

但如果你能挪出大量時間, 例如高達20%的工作時間,專注在真正重要的工作上,情況會是如何? 過去3 年,我們研究如何讓知識工作者變得更有生產力,結果得到很簡單的答案:將不重要的工作剔除或分派給其他人,專注在具附加價值的工作。研究結果顯示,知識工作者耗費大量的時間(平均41%的時間)處理瑣事,這些工作產生的成就感很低,而且完全可以委由他人辦理。

既然如此,為何他們持續做這些事情?因為要擺脫工作,說起來比做起來容易。我們會出於本能地,緊抓著那些會讓自己很忙、因而覺得自己很重要的工作,而我們的上司總是設法用更少的力氣做更多的事,於是只要我們願意接受,就一直把工作丟給我們。

然而,我們相信問題是有辦法解決的。知識工作者若想變得更有生產力,可以這麼做:刻意思考自己如何運用時間,決定哪些工作對自己和組織最重要,捨棄或用創意的方式把剩下的工作外包給別人。

我們嘗試讓不同企業的15 位高階主管,嘗試採用上述的介入措施,結果發現,他們都能大幅減少執行低價值任務:每週文書工作時數平均減少6 小時,每週會議時間平均減少2 小時。整體來看,光是要求他們重新思考和調整手上的工作,就幫他們挪出近1/5 的時間(平均等同於一週有一個完整工作天),把省下來的時間專注用於更有價值的工作。 實務上該怎麼做?我們的流程稍微調整了典型的「開始/停止/繼續」做法,幫你對日常工作行事曆,做出微小但重大的改變。

步驟1:找出價值不高的工作

利用自我評估表(詳見P.177)檢視你所有的日常工作,決定哪些工作(a)對你或公司都沒有那麼重要; (b)相對容易捨棄、分派他人或外包。研究結果顯示, 典型知識工作者的日常工作中,至少有1/4 屬於這2 大範疇,所以你應該鎖定每週最高可挪出10 小時。 參與研究的人,指出可剔除的工作範圍,例如如果保險公司主管賴特寧(Lotta Laitinen)很快就找出數個可捨棄的會議,以及日常行政工作;倫敦某小型科技公司執行長庫瑪(Shantanu Kumar)發現,自己過度參與專案規畫的細節;蘇伊士集團(GDF SUEZ)能源服務部門主管布萊特(Vincent Bryant),則是驚訝地發現自己把這麼多時間浪費在整理文件上。

步驟2:決定要捨棄、分派或重新設計

將低價值的任務分成3 類:即使現在停止不做也沒有負面影響的「快速取消」工作、輕易就可分派出去的「可卸下」的工作、需要重新徹底改造或審視的「長期重新設計」工作。 .... 文章全文更多訊息

 

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