使用電子郵件溝通的時候，常常會發生文字被誤解的情況。寫信畢竟不像直接面對面或電話溝通，善用文字傳達語氣（the tone of voice）是很重要的，當然我們可以使用標點符號（punctuation）或時下流行的表情符號（emoticons）輔助溝通，但就算是這些看似能夠幫助傳達語氣的符號，也可能引起對方的誤會，譬如驚歎號（exclamation mark），既可代表興奮、積極，但也可能被解讀為命令、催促。公司書信往來若使用表情符號可能也不太合適，會讓對方覺得不夠正式、沒有禮貌。

因此，養成良好的寫作習慣是絕對必要的，尤其是並非以英文為第一語的我們，用英文寫電子郵件時，更要小心別在匆促之間寫出一些很常見卻引人反感的句子，就讓我們一起來看看幾個例子，學習如何改寫（paraphrase）這些句子，才能讓收信人從文字上感受到你的真心誠意（sincerity)！

1. Sorry to bother you. 不好意思麻煩你了

大家常常聽到這句話，另一個常見的版本是Sorry to be a burden.，不好意思成為你的負擔，也是不好意思麻煩你了的意思，但寫這句話的人 是不是真心的感到不好意思呢？十之八九，會這麼寫的人只是想要得到對方的注意，或喚起對方的同情， 好像講這句話對方就會出手相助一樣。

不妨將這句話改寫成 Thank you for being patient with me. （謝謝你有耐心地幫助我），注意到了嗎？這句話不僅提到了you，也提到了me，顯示出一種負責任的態度，暗示我想請你幫忙，但我也有相對的責任，也感謝你願意幫助我。特別是在你需要對方即時回覆你的郵件的時候，寫上這句Thank you for being patient with me.，對方在短時間內回覆你的可能性會大大增加。

2. Please advise. 請指教

很多人習慣在email的結尾加上一句please advise，像是 If you have any questions or concerns, please advise.（如果你有任何的問題或者是疑慮，懇請賜教 ），但其實這樣的用法是非常沒有禮貌的，please雖然是「請」的意思，但Please+RV這樣祈使句的句構，就文法看來，是在命令別人做一件事情，而不是詢問對方的意見， 呈現出來的語氣（tone）毫不客氣，好像你沒時間等他回應，只需要簡單明瞭的指示，知道下一步該怎麼做就好，當然這絕對不是你的本意。

那麼這句話該怎麼改寫比較恰當呢？最簡單的寫法是改成：If you have any questions or concerns, please let me/us know.（如果你有任何問題或疑慮，請讓我們知道。)，把主導權交給對方，請您讓我們知道，而不是請建議我們。

更高竿的改寫方式是：Let me know if you have any thoughts on how to proceed with this.（若您對這件事情該如何辦理有任何的想法，請讓我知道。），這麼寫可以提高對方的參與度，讓對方瞭解你們有開放溝通的空間，你願意敞開心胸接受對方的意見。 ...

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