日前,筆者的一位學生提到自己要離職了,準備轉換跑道自行創業。筆者按耐住驚訝,含蓄地說:「你不是才待沒幾年⋯⋯」。只見學生理直氣壯地回答說:「老師,我待4 年了。妳知道嗎,從我進這家公司第2年後,我就是僅次於老闆的元老級員工了,我後面進來的7 個人,一個比一個更快離開呢!」
他的一席話,讓我一時無言以對。「從第2 年起,就一直是最資深的員工。」這般情景,應該是五、六年級生很難想像得到的吧!卻也說明媒體宣稱「液態族」的確普遍地存在於現今的職場中。
液態族的現象廣泛被來指稱員工忠誠度過低,如流水一般,無法在同一家企業任職超過一定年限,也有媒體指稱為「快閃族」。大部分業者在看待此一現象時,多半將原因歸於現在的應徵求職者,在價值觀上的偏差致使其無法固著與忠誠;亦或者是新鮮人對於工作及責任的認知不切實際,而無法吃苦耐勞。
半新不舊工作者 傷神又傷心
事實上,液態族的現象,存在著本質上差異很大的兩種源頭。即為太過誇張的液態族現象與平均在職週期縮短其實是兩回事,也應該有不同的因應方式和策略。
太過誇張的液態族現象,對於企業在營運上的影響和打擊其實不大。因為工作者初來乍到都還在熟悉環境便已經離開,因此其參與度和不可或缺度都很低,所造成最大的影響,主要是在招募與甄選成本上的耗損。反之,平均在職週期縮短,也就是在企業工作的員工平均從事同一份工作的時間,從過去常見的4、5年,到今日人力資源網站調查顯示的2年半,對於企業營運的傷害是比較大的。
因為這一群半新不舊的工作人力,正是企業主要運作的核心,通常也是第一線員工,其對於工作的熟練度是高的,對於各項突發狀況和危機處理,也已經有一定的磨練和經歷,同時所肩負的工作負荷,也因經驗和年資而有了相當的份量,頓然失去這些員工,即使立刻招募了替補人員,也需要經歷一段時日的磨練才能在同樣環境中上手、上軌道。因此,對於上述兩種截然不同的液態現象,企業也應該從不同的角度著眼與處理。
施展「甩力」 快閃族退散
太過誇張的快閃現象,諸如:早上報到,下午就消失;來公司就像來借廁所等。事實上,不能歸咎於這一代的社會新鮮人價值觀偏差,主要問題還是出現在企業本身的招募流程不夠嚴謹、甄選措施不夠細膩。因此要降低此類的液態化現象,不必從企業本身的「吸力」或「黏力」著手,甚至不用去強調企業福利以求留人,反而該從企業的「推力」或「甩力」切入,亦即從「招募」和「甄選」流程中,篩去、甩去不是企業所需之人才。
許多企業為了節省應徵成本,尤其是針對大量所需的第一線工作人員,往往履歷瀏覽一番、面談「感受」一下此人,若無特別怪異之處,便予以錄用。如此做法,對於應徵者而言,得來容易的工作機會,自然也較不會特別珍惜;事實上,若是上述做法,則充其量只能算是「招募」活動,而談不上「甄選」。更重要的是,輕鬆低成本的甄選招募歷程,往往讓企業沒辦法篩去不用心的應徵者,許多應徵者對於企業本質並不了解,更遑論工作內容與工作常態。因此,滿嘴說會認真工作,直到開始工作之後,才發現與自己期待中的上班生活不符,變成液態族。
善用評測工具 發掘冰山下特質
要降低這部分人員產生「快閃」現象的比例,主要需從招募與甄選下手。當業主願意花更多時間在招募上時,則能揭露更多關於工作本身的資訊,透過各種管道讓潛在應徵者了解工作實務與常態,來降低不切實際的期待。
許多業者在招募宣傳時,往往僅著重於薪資福利面,而沒有將工作內容真實呈現,導致社會新鮮人根本不了解進入公司之後,所面臨的是何種環境與生態;事實上,此部分資訊也應該在招募時一併揭露的。另外,透過與大專院校合作企業實習、企業見習、業界學程等活動,也是讓潛在應徵者更能了解企業實務與工作常態的機會。當然,上述機會不見得能完全讓應徵者真實感受到未來工作時的情境,許多社會新鮮人即使在參觀過工廠、了解過前輩的工作狀況之後,還是信誓旦旦地說自己可以勝任,等到做了一星期,才忽然消失;這種情況就必須在甄選上做更細緻的努力,而盡量排除低抗壓性的員工。
在甄選上,除了傳統履歷審查、面試之外,人格測驗、情境面試、情境模擬、情境競賽也是相當好的工具。傳統的履歷審查,主要是用以了解應徵者的背景、基礎學歷與能力,而面試則大部分用來了解應徵者的應對進退與整體感受,但上述兩項都缺少了針對抗壓性和人格特質的探索。事實上只要在甄選過程中加一點巧思,也不見得會花費龐大的成本。
例如:增加人格測驗,可以更了解應徵者的人格特質;情境面試則是有意識地製造困境,來了解應徵者危機處理和抗壓程度;情境模擬和競賽,通常都是多人互動的狀況,可以讓多位應徵者一起完成一件任務,由面試官在旁觀察完成任務的過程中,應徵者所展現的領導、影響力、合作、與溝通協調的特質等,上述種種都可以幫助企業篩選出較為適任的人選,而降低液態族流動的現象。
營造「黏力」 員工捨不得走
從招募和甄選兩方面降低「快閃族」比例之後,另一部份要解決的便是平均在職週期縮短的問題。如上述所示,一般員工平均在職年限縮短,從事同一份工作的平均年限從4、5 年左右,降低到2 年半左右,對於企業營運的影響是較大的。要解決此部分問題,通常建議從增加工作場域的「黏力」下手。
所謂企業工作場域的黏力,當然也分為有形與無形,有形的部分便是具體的員工福利與薪資,但能「黏住」員工的,通常是更無形地組織文化、公司認同感、與同事間的凝聚力。工作場域中「人」的事,通常是最複雜,也是最核心造成離職傾向的原因,許多薪資福利相當不錯的企業,當員工透露出想離職的念頭,往往也都是因為「在這裡工作很不開心」,反之,許多薪資福利一般,且工作負荷又相當大的工作,員工願意繼續堅守崗位的理由,也是因為「放不下像家人一樣的同事」,所以如何在無形層面塑造出黏力,實為一重要議題。
若從適應理論的角度切入,對於所有新進員工而言,進入一個新的工作場域,便是「適應」的開始,會離開者,則是對此環境「適應不良」。所謂的「適應」指得是人們和環境的交互作用,也就是員工和辦公室文化之間的互動,這此作用中,人們一方面不斷地需要因應環境變化,另一方面則需要滿足自己本身的各層次需求,因此,這是一個動態的歷程。
在這動態歷程中,員工生理需求的部分,較偏向實質的工作環境與薪資福利層面,但其他層面的需求,都是由無形的要素所組成,主管可能質疑,要滿足無形的心理層面需求,是否代表著要常常「討好」員工?實則不然,若站在員工的角度,則可以發現,一天8 到10 個小時的工作時間中,與員工關係最密切的,其實是同事與所處的工作環境,因此上司與下屬關係固然重要,但此垂直關係的重要性還不如員工與同事之間的平行關係來得關鍵。因此,塑造認同感與凝聚力的第一步便是營造社會支持(social support)。
4 種社會支持 融入工作場域
根據Cohen & Wills 兩位學者指出社會支持是當個人面對壓力,本身卻沒有能力可因應時,將會對自尊形成一種打擊,而導致無力感的產生,若此時周遭有社會支持,也就是身旁有重要他人(不論是同樣任務的參與者、或是其親朋好友,主要是對該個體有密切接觸或重要意義的他人)可以提供支援,則可以降低個人負面的心理狀態,例如:憂慮、焦慮、沮喪等,反之,若缺乏社會支持,則個人情緒將陷入不穩定的狀態,對他人容易採取攻擊、不友善的態度,工作效率也會較差。
社會支持主要可分成4 種:
1. 自尊支持(Esteem support):是指人們都想要被視為是有用的人、有價值的人,因此在遇到挫折或壓力時,需要身旁他人的鼓勵與接納,至少也要能給予同理。
2. 訊息支持(Informational support):則是人們在遇到能力所不及的問題時,會產生希望他人給予相關經驗或因應策略的需求。
3. 社交支持(Social companionship):比較偏向情感層面,也就是希望能在與他人互動中,得到情感上、歸屬感上的滿足。
4. 工具支持(Instrumental support):是唯一比較偏向物質或經濟上支援的部分。
讀者可發現上述前3 種偏向心理層次的社會支持,幾乎都是同事、資深前輩可以提供的,當然,上司也可以是社會支持的提供者,但只要同事之間有深厚的凝聚力,相互支持,則對於新進員工產生的黏力便會相當可觀。至於實際操作方式,其實有待主管根據4 種社會支持的類型發揮創意。一般最常見的,是鼓勵員工之間的交流,並促進其增進感情,可設計許多正式或非正式的機會來增加此類型的活動。
筆者便曾經聽聞某企業主管,自掏腰包讓員工去星巴克(Starbucks)購買自己喜歡的隨行杯或馬克杯,之後,在辦公室的角落裡增設一個簡單的木製杯格架,每個格子上貼了員工的英文名字,並放上簡單的茶葉、即溶咖啡、熱水等,此舉看是簡單,實則含意深遠,且對於辦公室氣氛的緩和、凝聚力的增強,是非常不錯的起點。主要原因在於主管掏腰包讓員工買自己喜愛的杯子,實際上已經將員工對於咖啡杯喜愛和辦公室生活作了一個好感的連結,而這個杯子,又被放在辦公室中專屬於自己「有貼姓名標籤」的角落,因此代表著員工無形中將自己融入工作場域,且這塊場域是一個大家交流放鬆的地點。
該企業主管後來提及,雖然公司本來就有茶水間,員工們也本來就有自己的杯子,但在設立一塊下午茶區之後,雖然只是簡單的設置,員工對於辦公室的認同感卻增加了、員工之間的感情交流變多、知識分享也變多、甚至原本少有一起餐敘或下班出遊的同事,也開始相約,辦公室凝聚力因此而增加不少,而新進員工更是反應很快能融入、並適應新環境。
綜上所述,液態族雖然成為現今趨勢,但公司透過在招募與甄選時增加「甩力」,在塑造社會支持時增加「黏力」,應該可善加過濾人力資源,並增加企業凝聚力,降低液態族的負面影響。
【本文刊登於《能力雜誌》2012年7月號,非經同意不得轉載、刊登】