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2013/01/28 第20期  |  訂閱/退訂  |  看歷史報份

商業Email打招呼:Hi已經取代Dear了!

寫商業Email一開頭的稱呼,到底要用Dear, Hi, 或直呼其名,John, Mike好呢? 有讀者寫信問到,交情沒那麼好,用「親愛的」(Dear)叫對方,會不會像「裝熟」?

Email到底要不要用Dear,不僅是老中有這個疑問,連老美、老英這些英文為母語也有很多關於這問題的討論。BBC有一篇文章 "Should e-mails open with Dear, Hi, or Hey?" 裡頭談到美國一名政治人物Giselle Barry疾呼" It's time we ditched "Dear..." from work e-mails"(工作的郵件不要再用Dear了)。富比士雜誌上也有一篇長長的文章 "Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation",討論商業郵件打招呼到底要用Hi、Hello、Dear,還是都不必?

這篇文章的結論是:“Hi” is becoming more acceptable, and in many businesses, it’s the norm.
Hi的接受度更高,就商業溝通而言,已經成為標準!

儘管如此,這不代表用Dear有錯。

首先,先弄清楚Dear並不是很親熱的喊人「親愛的」;相反地,它是正式的打招呼。好比中文的DM信函上,一開頭常寫道「親愛的持卡人」、「親愛的旅客」,到上海、北京出差,常聽大陸人們用「尊敬的客戶」一樣。過去沒有email時代,書信往返,不做第二選擇,開頭就是Dear。

富比士雜誌的編輯Susan Adams檢查自己的郵件信箱,也做了很多口頭訪問,她發現:現在除了很慎重的信件,大家很少dear了。特別是email,更常出現的是Hi, Hello,或直接稱呼對方名字,有些客戶的宣傳信,其至一開頭就用"Hi, there"。

Susan發現,大家不用dear而選擇Hi的原因是:想創造輕鬆、友善一點的氣氛,這樣更容易得到你想要的回應了。Their goal is similar to mine: They want to sound relaxed and welcoming, to get us interested enough in their pitch to respond to it.

拉近距離,用Hi或Hello都可以,Hi比Hello更輕鬆,加上名字之後用逗點而不是句點,例如:
 Hi, Jane,
 Hello, Morris,
 John, ﹝不要寫成 Dear John ,會讓人錯以為是「分手信」!﹞

有時候甚至會用更輕鬆的語氣
 "Hey, folks," 夥伴們

有時候寫給多人,像是同事、團隊成員,email 可以這麼用:
 Hi, Everyone, (尊重每一個人的個別性,而不是Dear all一整攤)
 Dear Team Members, (主管寫給團隊成員可以這樣,寫給主管不要用Dear team members)

有些常見的寫法,帶有舊時代氛,建議不要再用:
(X) Dears,
(X) Dear Sirs,
(X) Dear Ladies and Gentlemen,
(X) Dear Boss,
(X) Dear All,

至於Email結尾,Best, Best wishes, Best Regards, Regards, Take Care.....都有,高科技產業裡現在很流行的結尾是 "Cheers"。聽起有點振奮感!

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找出英文錯誤,像擦掉眼鏡上的一層霧水!
1. Do you think which student is the best? 你認為哪一位學生最優秀?
2. Ms. Chen is not at home, is she? Yes, she isn’t.  陳太太不在家吧?對,她不在。
3. The cherry flowers are very beautiful. 櫻花很漂亮。
4. The bus came late for 10 minutes, so I was late for school. 公車晚了十分鐘來,所以我上學遲到了!
5. This is my first time to travel by train. 這是我第一次搭火車旅行。

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1. Which student do you think is the best?
在英文句子中,which student好像是拿來當作do you think的受詞,但事實上,do you think是插入語。

2. Ms. Chen is not at home, is she? No, she isn’t.
到底該說Yes還是No,常讓學習英文的人困擾不已。其實,在英文中,如果你的答案是肯定的,就用Yes,如果答案是否定的,就用No,不必去管問句是怎麼問的。

3.The cherry blossoms are beautiful.
在英文中,花不全都是 flower ! 長在地面上的花是 “ flower”,長在樹上的花叫 " blossom ",例如 apple blossom, orange blossoms。不過請注意當成的禮物的”花”則一律用 “ flower”。

4. The bus came 10 minutes late, so I was late for school.
受到中文字詞順序 ” 晚了十分鐘,遲到一小時 “ 的影響,我們習慣把時間放在late後面:”late for 10 minutes, late for one hour…” ,這是很容易犯的錯誤。在英文中,”時間”要放在late前面: “The bus came 10 minutes late.”,” I was one hour late.”。這時候late 是副詞,放在後面修飾整個句子。I was late for school 的 late 則是形容詞,放在 be 動詞 “ was “ 的後面形容主詞 “ I “ 的狀態。

5. This is the first time I have travelled by train.
不論是什麼的第一次,在英文都是用 “ the first time “。後面用現在完成式” I have travelled”,明確表達出從過去到現在的經驗。

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下次寫信,你要用 Dear 還是 Hi 當開頭呢?記得以場合對象做決定。
我們下禮拜來看看辦公室的情況:“同事愛偷懶嗎? 用你的聰明對付”,敬請期待!
 
世界公民文化中心在內湖開分部了!
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