出版日期:2008年11月02日
(第三之三回)傾全力投入在前半段時間
同樣在一天之內工作,上午跟下午的工作「品質」就有不同。同一週也是一樣,前半段的產出品質與後半段的品質就有差異。
以月或年為單位來看也都一樣。總之,如果培養了把重點放在「前半段」時間的習慣,就能夠活用時間。
以前面的例子來說,如果利用週六、日唸書、培養能力的話,建議要將一半以上的時間安排在「週六」。
其實這也是相同的理由。因為如果在前半段時間投注大部分心力,到了後半段時就會感覺比較輕鬆。
我的公司也開辦兩天的研習課程,在課程的分配上就是如此。第一天的課程內容較多,時間也比較長。第二天則早點下課,課程內容也比較簡單、輕鬆。
也就是將大部分的心力放在「首日」的課程。
而且,不管是第一天或第二天,上午的課都比較久,一直到下午一點才結束,而不是中午十二點結束。
吃過中飯之後,下午的課程兩點才開始。因為如果十二點結束,一點開始上課的話,下午的課程負擔就會變得比較重。
因此,我總是以「著重上午」的原則來安排課程。
前半段主義也可以直接應用在工作上。
首先,如果是一天的工作的話,盡量在上午用腦並且結束困難、必須優先處理的工作。
下午開始可以出去外面跑業務或是處理例行公事。以這樣的方式來調整一天的工作量。
若是一週的話,則要設法在前半段時間之內達成營業目標。
若是一個月,就要記得在月中,最遲不要超過二十號達成當月的業績。
像這樣地留心工作的安排,經常在前半段時間傾全力衝刺,你的工作效率就能夠逐漸提高。
身體運作與頭腦運作大概可以保持幾個小時的顛峰時間呢?事實上這兩者完全沒有重複的時間。因為腦部的運作比較容易達到巔峰。據說大概在上午十點鐘前後,腦部就已經達到生理節奏的最高峰。也就是說,六點起床的人有四小時的顛峰時間,七點起床的人有三小時的顛峰時間。
所以,動腦的工作還是要盡量安排在中午之前完成比較好。
另外,我們的身體大約在下午兩點前後達到高峰。
也就是說,若是考慮身體的運作,下午跑業務比較適當。
當然,若要在上午就開始進行重要的業務拜訪也是完全沒問題的。
以這些例子來看,動腦的工作安排在上午,需要勞動身體的工作則安排在下午。這可說是配合人體生理節奏的行程安排法。
不過,這種說法並非通論。你必須先確實掌握自己的生理節奏之後才能做適當的安排。
「時間研究」的解說中談到若要瞭解自己的時間使用狀況,就要進行分析的步驟。
接著希望各位想想自己的生理節奏是屬於哪種類型。
一天當中,最能發揮能力的時間是什麼時候?
你是上午型或下午型的人?白天型或夜晚型的人?最重要的莫過於確實掌握自己是哪種類型的人。
我總是教導學員「先做討厭的事情」。
因為不想做的工作、困難的工作總是很麻煩,所以我們容易拖延到最後才開始動手做。但是,事實上這類工作有時卻是優先順序高的工作。
所以,理想的做法是在你最能發揮能力的顛峰時間時處理麻煩的工作,這樣最容易達到成效。
什麼都不思考,只是把工作塞在空白的時間裡,這樣不僅會導致你自己的能力下降,也將會做出一個在疲倦的時間裡處理麻煩工作的時間表。
可以的話,最好以「麻煩的工作排在生理顛峰時間」的原則來安排行程表。
(連載結束)
--《
提早完成工作,準時下班》由春光出版,預計11/2上市!