卞志祥╳領導效率

台灣惠普（HP）企業業務事業群 策略客戶暨全球夥伴事業處 資深副總經理 1972年生，交通大學資訊科學系、資訊管理所碩士，曾任台灣思科服務業務總監、EMC資深業務經理。

每日的工作習慣

每天的時程表大致如何？
每天約7:30起床、19:00下班、23:30睡，保持至少7∼8小時睡眠。
不在辦公室時，用什麼工具管理時程？
隨身一定帶筆，但不愛用筆記本（因為紙隨手可得）。重要的筆記會用「關鍵字」型態鍵入iPhone，也常用iPhone錄音功能來記錄靈感。
你一天看／回幾封e-mail？
每天通常會收到200封e-mail，但其中只有五、六十封需要專心回覆。每天早上9：00∼10：00、22：00∼23：00，是專心回信的時段。
累積很多壓力時，你如何排解？
假日會運動，如打高爾夫球。在辦公室時，會站起來跟同事說話，或打電話跟客戶聊天。
幹勁的來源是？
案子照計畫進行、最後成交的成就感。
座右銘是？
當你專注時，世界就會變慢。


高階經理人，一定得繃著臉，每天晚上9點下班、不休年假、也沒有休閒嗜好嗎？在台灣惠普（HP）擔任資深副總經理的卞志祥，他的工作和生活形態，完全顛覆了這個刻板印象。

卞志祥所服務的單位（企業業務事業群•策略客戶暨全球夥伴事業處），負責台積電、友達等台灣惠普最關鍵的20多個企業客戶，部門主管的壓力不言而喻。但總 是帶著笑容的卞志祥，不僅達成業績目標，更長期研究股、匯市等投資，也維持每周運動兩、三個小時、每年旅行二到三次的生活習慣。工作十多年，他每三年換一 個專業領域，38歲就經歷過財務分析、行銷、客服和業務四種專業，非常有「效率」。

速度快、結果導向，才是有效率
「在預期的時間內，達成預期的目標，」是卞志祥對效率的定義，因為「效率」雖然和「速度」有關，但更要與「目標」高度連結。他舉例，為了向客戶提案，必須在一個月內完成5件事，即使最後只花了兩星期，卻沒有贏下案子，這就不叫「效率」，因為「效率必須是結果導向的。」
這個道理是在國小月考時體悟出來的。當連續三次從頭開始寫、但考卷都寫不完後，卞志祥不得不構思新的得分技巧。他認為，有效率的應試，是在有限的時間內， 得到最高的分數。於是他改變答題順序，從考卷最後的應用題或申論題寫起，最後再寫選擇題。因為前者占分大、猜不得；但後者的答案往往就在題目中，萬一時間 不夠，也能猜。

效率領導：用對人、授權第一線
考不好的震撼教育，讓卞志祥明白，提高效率的關鍵，就是排定輕重緩急。因此，每月月初、每周日晚上，他都會花一、兩個小時思考本月及本周的「重要事項」；每天早上開始工作前，也會留10分鐘思考當天工作重點。

卞志祥認為，判斷輕重緩急的原則，就是分辨「重要的事」與「緊急的事」，因為效率的最大殺手，就是為了處理「緊急的事」，而忽略「重要的事」；因為「重要的事」不做，「緊急的事」就會一直回來打斷你的工作，把每周、每月的效率拖慢！

為了讓自己有效率地運用時間，卞志祥有兩個效率領導原則：
原則1：在對的時間做對的事，在對的位置放對的人；
原則2：第一線同仁能做的事，主管就不做。

原則1的前半部分，牽涉個人的專業與經驗，較容易達成；後半部則涉及組織氣候和個人偏好，困難度較高。一般人通常會因此祭出「拖」字訣，結果往往使重要的事，變成緊急的事。

比如說，新官上任的主管，對於某個沒犯大錯、但也算不上優秀的員工，是該留任、還是調動？多數人都會安慰自己，「觀察一下好了」。結果，三、五個月、甚至一年就過去了。

卞志祥認為，人放錯位置，比不放人的影響還大，因為這個人事錯誤會造成很多緊急事件，逼使主管必須花很多時間去修補，連帶拖垮個人及組織效率。而這個惡性 循環的起因，只在於一開始沒能「在對的位置放對的人」。反之，如果一開始就找對人上車，組織戰力自然會提升，而「當團隊能完成70%的事，主管才會有時間 去找出另外70%的新工作。」

至於原則2，則是在面對容易打斷工作的突發狀況（例如，客戶臨時提出需求變更）時，先分析問題原因，找出團隊中最適合處理的同仁，交給他負責，而非在第一時間就親自打電話向客戶說明。

許多有強烈「主管意識」的經理人，會希望「決定要經過我」「我要給點意見」。但卞志祥認為，這其實是花費雙重人力處理同一件事，反而會使自己成為決策的瓶頸，對團隊效率造成很大的耗損。

效率業務：活用資源
卞志祥提醒，外商業務員要特別注意「資源運用」這個高效率關鍵字。多數業務員接到案子的第一個動作，就是拆解規格，看看有哪些自家產品符合需求。「但這樣 做會很辛苦，因為你有的產品，對手也有！」他解釋，客戶對產品規格的要求經常會改，但發動專案的動機通常不會變。因此，業務員最先要思考的應該是：「客戶 為什麼要做這個案子？」接著再從公司內外部找出可以促成交易資源。
比如說，某製造業公司計畫讓營業額從30億成長到50億，所以打算導入ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源規畫）系統。一般業務員可能會直接架構ERP的規模，但有效率的業務員卻能洞悉，「成長」才是這筆生意的關鍵字，意即ERP只 是客戶尋求成長的方式之一，如果還能從國外總部找到處境類似的企業成長案例，或幫忙引薦適合的上下游合作廠商，業務員就能跳脫業務面的價格戰，提升至策略 面的合作，提高成交的機率。

我的效率工具
1.iPhone筆記功能：計畫、準備中的事情，只要想到，就立刻用「關鍵字」的型態記錄下來，才不會等期限到了腦筋還一片空白。圖為卞志祥為了採訪而準備的筆記。

2.iPhone錄音功能：有靈感、但不方便動筆時，可以把想法錄下來，有空時再放出來聽。通常10則錄音中，只有3則會需要重聽，因為說話就是整理思緒的過程。說完後，你會立刻明白哪些想法不可行、哪些則尚有發展空間。

更多精彩內容請見《經理人月刊》8月號，全省書店及便利超商熱賣中！