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2012/03/08 第353期
 
焦點議題
  實用祕技
 

製作「鳥事」筆記本,4步驟擺脫工作困擾

 

整理/張玉琦

文章來源《經理人月刊》3月號

「坐捷運的時候隔壁的乘客聽音樂超大聲」「列印到一半卡紙」「一周前就約好的會議,客戶卻臨時取消」……工作中、生活中,這些不停干擾我們、形成壓力來源的「鳥事」,可以說要多少有多少。但若換個角度想,要是能好好應付鳥事,把它們當做靈感的泉源、改善生活的動力,鳥事也會變成好事。

《把鳥事變好事的神奇手帳術》認為,準備一本「鳥事筆記本」,記錄這些令人心煩的狀況,可以幫你想出對策,不讓它們一再發生。另一方面,記錄能幫助你客觀地看待鳥事,發掘自己的缺點,達到己所不欲勿施於人的效果。記錄鳥事、找出對策的要點如下:

1.盡可能馬上記下來:
不要取捨或思考,把所有感到厭煩的事情都記下來,最好是發生的當下就寫,不然有些雞毛蒜皮的事情很快就忘了。書寫可以讓負面情緒遠離自己,但要注意,重點是記錄「鳥事」發生的日期、時間和事實,不要仔細寫自己的心情,否則容易助長消極的想法。

2.找出鳥事的對策:
每天回家後把鳥事整理到另外一本筆記本,筆記本翻開左右兩頁,每頁都分成兩欄,將鳥事寫在最左欄,剩下3欄是想到對策的時候才填入。最簡單的對策就是「自己不製造鳥事」,其他尋找對策的方法則包括:仿效擅於解決鳥事的人、詢問同事朋友的意見等。切記,馬上想到的點子不一定是最好的,所以對策才會有3欄,什麼時候想到新方法都可以寫進去。

3.實踐後,把有效的對策圈起來:
記錄鳥事的目的之一,就是把鳥事一點點一點點消除。舉例來說,先前碰到過「上司不把我的話聽完」的鳥事,啟發你想到「只要時間允許,一定要把部下的話全部聽完」的對策。於是下次開會時,你因為注意聆聽同事們的意見,促使大家都積極地提出看法,你就可以在記事本裡把「聆聽」這個對策圈起來。雖然實際上並沒有改變你的上司,你原本的負面感受也沒有解決,但你自身的工作能力因此而有提升,鳥事就變成好事。

4.一再發生的鳥事也要寫下,提醒自己還沒解決:
遇到同樣的鳥事,可以畫正字計算,提醒自己這件事一直沒有解決;從正面思考來看,這也表示只要找到這件事的對策,就能獲得大幅成長。不過,千萬不要想解決所有的鳥事,因為總會有些事情是再怎麼樣都無法解決的,若因此而感覺挫折,就失去鳥事筆記本的意義了。重要的是持之以恆,從容易實踐的對策開始,常常回顧筆記本,就能看到自己的成長。(本文取材自《把鳥事變好事的神奇手帳術》,三采文化出版。)

更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》3月號

  主題學習
 

變動管理/KGI凱基證券董事長魏寶生,機會來自於變動

 

撰文/陳芳毓

文章來源《經理人月刊》3月號

每一天,經理人都在思考如何做出最佳決策。然而,做決策難就難在當自己與他人利益衝突時,該怎麼取捨。

凱基證券董事長魏寶生認為,決策的原則很簡單,「我喜歡管閒事,尤其是有助於別人的事。因為成就別人,就是成就自己。」就在2008年金融風暴,母公司決定關閉他一手建立的台灣友邦投顧時,他以行動落實了這個信念。

公司沒了,三十多位同仁怎麼辦?「第一個念頭就是,我要找人把公司買下來!」魏寶生立刻決定動用自己二十多年的豐厚人脈,為團隊找個好去處。

時局非常窘迫,時間更站在與魏寶生敵對的一方。消息公布時是12月初,聖誕節、中國新年緊接而至,要趕上母公司的期限要求,魏寶生就得在2月前敲定交易。

這是一場進入倒數階段的球賽,魏寶生雖然落後,但進攻步伐依舊穩健。對外,他一周內拜訪二十多組潛在買家,為求快速成交,他將薪酬較高的自己與團隊切割,以降低購買成本,提高買家意願;對內,他為凝聚向心力,每天向同仁更新聯絡進度,使資訊公開透明,安定人心。魏寶生的鍥而不捨,使團隊在絕望中看見希望。這支原本意志消沉的隊伍,士氣一點一滴被鼓舞起來,重新開始標案、簡報,充滿期待準備迎接新東家。

成效很快就出現。一周後,買家開始上門拜訪;半年內,友邦證券便完成簽約審查,出售給香港東亞銀行。

當變動發生時,許多人會為了精算利弊得失,而錯過最佳決策時點;但魏寶生的故事告訴我們,最先想到員工、公司和客戶的領導者,最後的結果也是最圓滿。


談職涯發展:變動起,機會就來!

Q:你一度在公務系統中被視為財經領域備受矚目的「明日之星」,為何卻毅然轉入民間企業?
A:我從小就很熟悉公務員的環境,我父母、兄姐和許多親戚都是公務員,年資加起來將近150年;我家住公教住宅,我考上附中、交大,在巷子裡根本抬不起頭,因為其他人都是上建中和台大!我不覺得公務機關是一個很好的環境,所以我大學畢業時就發誓,「我不要當公務員!」

後來我發現有「駐外人員」這項考試,剛好可以邊工作、邊進修,很吸引人!所以我通過了考試,27歲就被派到美國華府;當時,我已經拿到當地研究所入學許可,早上去工作地點報到,下午就去學校註冊了!

我不想當公務員,卻又陰錯陽差,被放到一個美國公務員的環境。這對年輕的我,衝擊是很大的。有一次,我跟一個美國官員吃飯,因為時機有點敏感,但對方仍接受了我的邀請。餐後他跟我說:「謝謝你邀請我來。但因為身分關係,費用我必須自己出。」然後就拿了一張鈔票給我。這種有為有守的公務員風範,讓我印象非常深刻。

由於華盛頓特區可能有超過5000位各國駐外官員,所以任何外國官員跟美國官員見面,都會上報到國務院,內部通報系統非常完整。但相對地,台灣就比較沒有制度。

美國也有明確的政務官與事務官分離的系統;前者為政策負責,隨政黨輪替更換;事務官的工作穩定,提供專業服務。但台灣卻是混著來,只要政黨輪替,基層公務員就不敢輕舉妄動,績效就差很多。我剛好是藍綠第一次交接時上任保險司長,我告訴同仁,「公務員就是廚藝很好的大廚,什麼菜都要會炒、而且要讓長官、百姓和業者都覺得好吃!」

我待過證券、保險等政府機關,我界定自己是技術官僚,追求專業的精進。但我不認為事務官一定要變成政務官,因為碰到政治,我就沒辦法了。(笑)我爸爸做到財政部專門委員兼科長,我做到財政部司長兼主任祕書,終於超越父親,所以就決定進入民間了。(笑)

但是因為「旋轉門條款」(註:「公務員服務法」規定,「公務員於其離職後三年內,不得擔任與其離職前五年內之職務直接相關之營利事業董事、監察人、經理、執行業務之股東或顧問。」),我從政府官員轉入民間,其實冒著相當的風險。雖然美國也有旋轉門,但它的規定不是「禁止擔任相關工作」,而是「揭露相關工作經歷」;禁止,只是把問題轉入地下;揭露,才會勇於負責。我認為,旋轉門條款嚴重影響政府與民間人才交流的機會,而金融業首當其衝!

但是,台灣的人才愈來愈本土化、出國留學的人數愈來愈少,這使我很擔憂。公務員更是如此,愈能幹的、主管愈不讓他離開;最後出國的,許多都是只想拿學歷升官的人。雖然留學生不一定等於國際化,但能常常接觸國外的事物,心態也會慢慢轉變,這點從我身上就可以看得到!

Q:公務機關背景,給你任職的民間企業帶來什麼優勢?
A:因為我曾經制訂、解釋過法規,並用它管理過企業,所以「法規」是我的強項,只要法令一變動,就會有新商機,市場就要重新洗牌;洗牌,我就有機會,因為機會來自變動!
離開公部門之後,我先去AIG(美國國際集團)的投顧部門友邦投顧。當時,政府剛開放海外基金總代理制度,因為我了解法規變動和申請程序,所以我們成為台灣第一個拿到海外基金總代理的公司。

另一個是將友邦的基金連接母公司南山人壽的保單,成為投資型保單。因為這是我在擔任保險司副司長時幫忙規畫的,所以很熟悉這項業務。
來凱基之後,我可能使同仁對政府部門更有信心、更了解。如果同仁抱怨法令是要「管企業」,我就會解釋法令原本的用意,因為當時我就是寫條文的人呀!這當然對政府有好處!

Q:對很多人來說,變動帶來災難。要使變動成為機會,你做了什麼準備?
A:Mindset(心態)就是正面思考,你要認定機會永遠存在。古人不是說,「塞翁失馬,焉知非福?」「塞翁失馬」就是一種變動,所以你永遠都要想辦法適應;對企業來講,就是找solution(解決方案)。我把自己定位成solution provider(解決方案提供者),讓公司、股東、同仁的權益達到最大。


談團隊領導:要溫暖,不用裝威嚴

Q:你認為,自己跟其他經營者最大的不同在哪裡?
A:大部分時候,我都是站在別人的立場在想,很少只想到自己,所以在領導上,我非常warm(溫暖)。
Come on,當董事長很lonely(寂寞)的(笑)!同事沒事不會來找我,那我是不要該主動、溫暖一點?我相信「天生我才必有用」,所以我會跟同仁一起搭電梯,也會主動打招呼;工讀生要出國念書或找工作,我也會跟他討論之後,親筆寫推薦函。所以我推薦人都沒有失手過!(笑)

有些人覺得我這樣不夠「威嚴」。所以當保險司長時,有人建議,「你應該有些僚氣,否則怎麼治得了企業?」我說,「我不需要官僚和威嚴,因為我有公權力!」

當時,有一家經營不善的公司為了繼續生存,找了一位落選立法委員來當董事長兼「門神」。但我請他過來,當面告訴他:「這家公司的狀況這樣不好,你當董事長有責任;如果無法改善,我就會辦你!」隔幾天,他就辭職不幹了。

我當主管機關主管的那幾年,移送的案件數名列前茅;地雷股爆發那段時間,我就移送三十幾件案子到司法機關調查!這就是我的「威嚴」,也是我的Job(工作),侵犯到人民的權利,當然要處理!

Q:你的加入,給凱基帶來什麼幫助?
A:到凱基的時候,它剛與台証合併。我的工作就是不斷建立目標和憧憬,大家才會不談過去。
我曾聽到有些主管說,「以前凱基怎麼樣……」「以前台証怎麼樣……」我聽了不太高興,就回他說,「你是凱基,他是台証;我是合併之後才來的,那我是誰啊?」後來,就沒人敢在我面前講這種話了。

我常說,我是同仁們的「特助」(笑),所以行程都是公開的。前陣子,前新光金控副董吳家錄過世了。因為台証與新光金控有點歷史淵源,所以我前去弔唁時,也找了期貨、經紀業務的同仁一起去與老同事敘舊、交流。

如果我晚上有個餐敘,我就會讓相關同仁知道,今天晚上我可能會遇到誰,有什麼事情需要我在吃飯的時候溝通;同仁就會告訴我訊息,我去溝通之後,事後還會寫報告給他們!(笑)

Q:你向同仁報告?(驚訝)
A:是!而且我的報告還有個名字,叫「Chairman's Business Report」(董事長商情報告)!內容就是我見了誰、談出了哪些機會。因為高層的人會直接找我,我不能只是把資源吞下去,當然要跟同仁講!

我喜歡多管閒事,尤其是有助於別人的事。成就別人,就是成就自己、成就公司;這會形成信任,有團隊合作感,就不會有本位主義。我的一言一行都代表公司,所以這麼做對公司文化有幫助,只要同仁都覺得我很用心,他們工作也會更用心!

早從在保險司的時候,每天八點半到九點,我都要求同仁晨報,這是一種訓練。雖然我在晨報前就已經看完報紙了,但我要透過同仁讀報,告訴大家我對事情的看法,這是一種上下溝通。但是,大部分官員都是直接看同仁的剪報,這就不對了,這會有個人價值判斷在裡面。
我不敢直接做「上對下」的報告,因為其中有很多我不懂的專業。所以我會先觀察、不斷互動,來尋找切入點,試試看我的關係與資源,能提供什麼價值。我有一句口號「沒事不要來找我,有事一定要找我」,因為我做的都是最難和臨門一腳的事。

機會和潛能是無窮盡的,所以不是做到100分就夠了。我是個短跑選手,我知道唯有在競爭之下,才會破紀錄,因為潛能都是這種狀況下激發出來的。所以我很享受競爭的感覺,並且竭盡所能地再周到一點、再細心一點,這是無止盡的。


談工作方法:細心周到,換領域也不怕


Q:你做事這麼細緻,是什麼時候養成的習慣?
A:政治是管理眾人之事,那是來自政府機關的訓練,因為公務員就是要細心、周到!
在國貿局工作的時候,一位組長修正我的英文信函,但其中一處改錯了。我很客氣地去詢問,「組長,這裡是不是真的這樣?」我這樣做其實很有風險。但這位組長很有雅量,立刻說,「對對,應該是你說的那樣!」他還把這件事當一個例子到處講,強調長官交代的事,承辦人要再看一遍,不能直接就拿去打字。

發生陳水扁總統的弊案時,我也告訴公部門的同仁:無論簽發任何文件,除了自己和主管,還要經得起第三人的檢驗──這個人可能是監委、立委或媒體。
要確定自己寫的東西,是站得住腳的,每一層都要分層負責,該做的權利不退縮,不該負的責任,就讓主管或相關部門承擔。每個人都這樣做,政府自然就可以運行。

Q:這樣也會有什麼負面影響嗎?
A:如果過度強調細節,就是會被說成是「見樹不見林」,被叫「科長」,不過還好沒有人這樣叫我!(笑)我雖然要求同仁注意細節,但不代表我不會管那麼細;我能受放手授權、尊重體制,分層負責、權責一起。

這跟我的職涯環境有關。二十多年來,我平均不到兩年就換一個工作,這其實是很痛苦的事;因為要接觸新的人、新的事,所以更要分層負責,否則怎麼做得成?但是,細心、周到會讓我比較專注、仔細聆聽,這是讓我在不同領域可以快速上手的方法。否則,在陌生的環境裡,我如果自以為什麼都懂,不尊重原本的工作者,一定很快就會「陣亡」!

魏寶生
凱基證券董事長。1958年生,美國喬治華盛頓大學(George Washington University)國際企業管理碩士,曾任財政部保險司長、金管會保險局長、友邦證券董事長,並在2004年取得美國愛森豪獎學金。

魏寶生的管理講義
DOs
1.先思考公眾的利益,再想到自己的利益。
2.正面思考,把變動當成機會。

DON'Ts
1.不要擺架子,要主動接近員工。
2.到新工作單位,不要自以為樣樣通,要尊重原本的工作者。

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