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2012/05/03第362期
 
焦點議題
  實用祕技
 

【商業文書寫作秘技】銷售信函寫作3步驟,讓你的e-mail一定會被客戶點開

 

整理/張玉琦、陳書榕

文章來源《經理人月刊》5月號

路易士是科技公司的採購主管,他的電子信箱每天都會被各家業務寄來的問候信、報價單、新產品規格說明書塞爆。為了節省時間,路易士只會快速瀏覽信件標題,然後憑藉著第一印象點開幾封信件;至於其他的信件,自是全進了資源回收筒。

你以為被挑中閱讀的信件,純粹只是機率問題?《寫出好業績:業務老鳥、菜鳥都要懂的銷售信函寫作術》作者蘇.赫許可維茲寇爾(Sue Hershkowitz-Coore)告訴你,吸引客戶注意,全憑優秀的信函寫作技巧。多用點心在信件溝通上,就能改變一個業務員的人生!她給予以下3大建議,讓你搶得銷售先機:

步驟1:寫信前,想清楚5個問題
好的銷售信函必須要能夠解決客戶的問題,因此在寫信之前,你可以問自己這5個問題:

(1)為什麼:為什麼你寫的東西收件人會想看,信件內容與收件人愈相關,收件人就愈可能閱讀。注意,信件主旨欄位應該只有一個重點。

(2)寫什麼:這其實是第一個問題的延伸,重點不在介紹你要銷售的產品,而在說出產品「對客戶的好處」是什麼。

(3)我期待達成什麼目的:如果想成為銷售高手,不要馬上就跳到成交訂單。你必須仔細思考,比如說希望建立互信的合作關係、爭取提案機會或獲得資訊等。

(4)你希望對方採取的下個步驟是什麼:寄件人往往太習以為常,以致於忘了在信中強調「下個步驟」該做什麼,這會讓你失去掌握情勢的先機。就像非營利機構侃侃而談天災人禍,鼓勵樂捐,卻沒在信末附上劃撥帳號一樣。事實上,我們應該暗示收件者收到信後該怎麼做,【附表】是一些關於「下個步驟」的範例。

(5)誘因:讓客戶知道採取下個步驟對他有什麼好處,這是將信件從執行提升到發揮影響力的階段。

步驟2:寫信時,把「如何解決對方問題」放在心裡
廣告大師李維特(Ted Levitt)曾說,人們不是要買1/4吋的鑽孔機,而是1/4吋的洞。客戶購買的不是商品,而是商品帶來的效果,銷售人員必須了解產品(鑽孔機)和客戶需求(洞)的差異。因此,寫作銷售信函時應該思考:我的客戶有什麼痛苦,我的產品或服務能否改善這些狀況?抑或是,我客戶的客戶有什麼需求,而我的產品能否解決?

此外,大多數的人都是憑感覺買東西,然後用大腦來合理化購買行為。強調產品帶給客戶的驚奇或喜悅,並用故事呈現,最能觸動購買欲。

用天花亂墜的形容詞來闡述產品究竟有多神奇,看來只會像是老王賣瓜、自賣自誇地缺乏公信力。要解決客戶問題的最好辦法,就是給他們看實際證據!把從前的成功案例融入你的信件內容中,透過其他客戶的背書,告訴對方:已經有人透過這樣的服務,得到滿意的結果。人都是這樣的,當大家都做同樣的事、有同樣的選擇,也得到了最棒的成果,你怎麼會不想跟進呢?

步驟3:寫完後,嚴格檢查以確保文字清晰簡潔
通常,你會在振筆疾書之後就按下傳送鍵,但檢查其實是很重要的步驟。確認信件清晰簡潔,不但有助於提升專業形象,有時還能避免到手的成交機會被小缺失搞砸(例如把收件者的姓名、職稱寫錯)。

收件人會根據你的細心程度來判斷你的能力:當信中出現錯字,會令客戶感到自己不受重視;過多的符號(例如「!!!」或「???」),只會讓客戶覺得你的鍵盤是不是卡住了。無論你是在智慧型手機上寫信,傳簡訊,或在臉書上留言,也應該仔細檢查內容,只要是和業務有關的溝通,就必須隨時表現出專業形象與細膩度。語氣最好能親切得像朋友但不失禮、輕鬆又不失專業。

最後,在檢查信件時,由於你已經知道信的內容,可能怎麼看也看不出錯誤,這時可以試著改變底色或字體,或寫完信後過一段時間後再讀,相信你會因此而有新的發現。(本文取材自《寫出好業績》,麥格羅.希爾出版。)

【附表】
避免這樣寫
˙請查收。
建議這樣試試看
˙我周二會再致電給您,確認資料是否充足。

避免這樣寫
˙有任何問題,歡迎隨時與我聯繫。
建議這樣試試看
˙周四晚間會再與您電話聯繫,討論新進度與想法。

避免這樣寫
˙不知道您意下如何?
建議這樣試試看
˙我們有方案一、二可供選擇,煩請您告知屬意選項,我們將盡速為您安排。

更多精采內文請詳見本期《經理人月刊》5月號

  主題學習
 

徹底解讀從A到A+管理大師 柯林斯Jim Collins

 

撰文/《經理人月刊》編輯群

文章來源《經理人月刊》5月號

透過柯林斯的著作可發現,卓越企業更多是經由嘗試與錯誤打造而成,而非精巧高明的策略規畫;只要有足夠的紀律,任何人都可以改造自己的組織。換言之, 每個人都可以成功,只要他們堅守一套嚴苛、但並非不可能做到的法則。

如果說,熟悉商業書的讀者大概沒人不知道柯林斯何許人也,或是沒聽過《從A到A+》這本書,不免有過度吹捧之嫌,那麼不妨看看《經濟學人管理創見與大師指南》(The Economist Guide to Management Ideas and Gurus)對於柯林斯的這段描述:「《基業長青》和《從A到A+》已經成為商管書界的《哈利波特》(Harry Potters),不但暢銷全球,而且擁有驚人的魔法。

根據美國知名電視脫口秀主持人查理.羅斯(Charlie Rose)在2009年訪問柯林斯時引用的數據,《基業長青》和《從A到A+》在全球累計的銷售量已超過700萬冊。而早在2004年,當《從A到A+》精裝本在全美銷量突破150萬本之際,《經濟學人》(Economist)便指出,該書已打破《追求卓越》(In Search of Excellence)的紀錄,成為史上最暢銷的商管書,使得柯林斯堪稱「全世界最被廣泛閱讀的商業作家」。

如果你經常在公司裡聽到「找到對的人」「紀律」等字眼,那麼多半是受到柯林斯的薰陶。2009年,當豐田(Toyota)社長豐田章男面臨公司創業以來最嚴重的召回危機,道出他在讀過柯林斯的《為什麼A+巨人也會倒下》後,研判豐田正處於「企業從卓越走向衰敗5階段」的第4階段(病急亂投醫)時,不但震驚汽車業界,也讓各界感受到柯林斯的影響力。

走出企業董事會和主管辦公室,無論是教育、藝術、宗教、健康照護、非營利組織,乃至於地方與聯邦政府等各領域,也都遍布著柯林斯的讀者。「我通常被歸類為財經企管書的作者,但是在我的讀者當中,有三分之一以上是來自於非營利組織。」


問題,是一切的開端
要了解柯林斯歷來著作的暢銷與長銷(截至目前為止,商業書已來來去去成千上萬冊,在Amazon銷售排行榜上,《從A到A+》依然高居前100名),當然得從他到底寫了什麼談起。

對柯林斯來說,在展開任何研究與寫作之前,問題意識很重要。「問題是一切的開端。很多時候,不是我挑問題,而是問題自己找上我。他們就像是突然跑了出來,掐住我的喉嚨,不放我走。生命就是一趟不斷探索問題的旅程,有好多東西可以學習。」

問題1:在《基業長青》中,驅使柯林斯非一探究竟不可的問題是,「為什麼有些公司可以歷經好幾代的領導人、橫跨數十年,始終維持卓越績效?

問題2:《基業長青》出版兩年後,有位麥肯錫顧問跟柯林斯說,「你們的書寫的很好,可惜內容毫無用處。因為你們分析的公司多半有個好爸爸,在創立之初就已建立起卓越特質。但是絕大多數公司都是走到半路才驚覺自己只是一家優秀、而非卓越的公司,該怎麼辦?」這段對話,觸發柯林斯展開另一段探索之旅:「一家優秀的公司能夠蛻變成一家卓越的公司嗎?如果可以,該怎麼做?」問題的解答,就在《從A到A+》。

問題3:隨著《從A到A+》吸引了無數來自社會部門的讀者,促使柯林斯進一步思索,「從研究企業所得出的經營概念,能夠沿用在『不以經濟指標來評量成功、企業以外』的領域嗎?」最後寫成了從《A到A+的社會》。

問題4:如果你曾經對於柯林斯筆下的卓越企業景仰不已,那麼在看到他介紹過的某些「卓越」企業走下坡、甚至破產時,一定忍不住質疑,書裡的原則還管用嗎?對此,柯林斯以如下比喻回應,「如果把健康和不健康的人拿來對照,歸納出促進健康的原則(例如,睡得好、吃得均衡、適度運動),但萬一有幾位過去很健康的研究對象開始睡不好、吃不好、不運動,難道就會破壞這些原則嗎?」

你可能還要問,既然卓越企業都能夠讓自己從優秀變卓越了,難道不能阻止自己走向衰敗嗎?這個問題,柯林斯也想知道。他在《為什麼A+巨人也會倒下》探討的問題便是,「當你攀上頂峰多時,你要怎麼預先偵查到衰敗的徵兆、及早回頭?而萬一已經交上了衰敗厄運,又該如何力挽狂瀾?

問題5:隨著全球政經局勢的風雲詭譎,人們唯一可以確定的就是,未來只會變得更不確定。在最新出版的著作《選擇卓越》中,柯林斯試圖回應的也正是這個問題,「面臨難以預料、變動不居、甚至混亂動盪的環境,企業如何還能保持卓越?


不要盲目採納,讓證據說話
《經濟學人》指出,有鑑於柯林斯已在他的專業領域裡保持顛峰狀態近20年,所以他長年思索的「企業如何長期維持卓越」這個問題,也值得套用在他身上。

首先,柯林斯提出的觀點,都是經過研究團隊的大量研究和辯論得出,並非他福至心靈、信手拈來的。他的研究動輒耗時5年、6年、9年,耙梳歷時數十年、成千上萬筆史料報導與著作。翻開他每一本著作末尾,都會有多個附錄,清楚說明他的研究方法(參見「柯林斯的研究方法」)。

其次,那樣費心挖掘出來的原則都還不壞,而且極具撫慰功效。畢竟,大多數讀者都稱不上是高瞻遠矚的天才,但是柯林斯讓人們相信,卓越企業更多是經由嘗試與錯誤打造而成,而非精巧高明的策略規畫;只要有足夠的紀律,任何人都可以改造自己的組織;英特爾(Intel)在晶片市場的主導地位,不是創意過人,只是做好準時出貨。換言之, 每個人都可以成功,只要他們堅守一套嚴苛、但並非不可能做到的法則。

柯林斯在念研究所時,有個教授說過的一句話,讓他牢記至今:「從不全然相信教授的人,是最棒的學生。」

因此,你或許對於柯林斯的研究方法有疑慮,也疑惑他的研究發現是否適用於所有企業,但不妨聽信他一件事:「在我的網站與所有著作中的觀點,都是為了供你深思熟慮,而非盲目採納。你才是法官與陪審團。讓證據說話。」

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