【櫻前線JAPANESE電子報】帶你認識日本文化,讓日語學習不再侷限於傳統教科書,更貼近生活。 忙到沒時間對統一發票嗎?【統一發票電子報】為你快遞每兩個月的最新號碼,讓你不錯失成為百萬富翁的機會!
無法正常瀏覽圖片,請按這裡看說明   無法正常瀏覽內容,請按這裡線上閱讀
新聞  專題  理財  追星  社群  Blog  哇新聞  電子書  
2015/01/14 第223期  |  訂閱/退訂  |  看歷史報份  |  能力雜誌網站
精選文章 重要的事>緊急的事 高效工作為金城武4G廣告定調
翻滾吧!銀髮族 「銀光經濟體」促進社會穩健發展
 
重要的事>緊急的事 高效工作為金城武4G廣告定調
文/周怡伶
廣告業經年累月為了完美超凡的好點子付出辛勞,但在凱絡媒體副總經理黃明威身上,卻看不出這行業裡經常描繪「在夜深人靜看著萬家燈火熄滅,在天色泛白的時候,踏著晨露姍姍歸來」的工作苦楚。

他能夠在有計劃的工作安排之下,帶著服務團隊在極短時間內(因為客戶打算採用奇襲策略,在競爭對手發聲之前先發制人)為金城武形象廣告的媒體策略定調,讓服務8年多的業者中華電信的4G之戰先聲奪人、帶出亮眼業績。他說:「廣告服務業是顧客服務導向的工作形式,經常得機動處理許多臨時發生的狀況,壓力常會瞬間暴升,加班作業自然也是常態。」也就是說,在靠腦力賺錢的廣告業上班,要是沒有兩把刷子,很難避免三更半夜還在辦公室寫案子,寫到在公司看天露魚肚白的情況,加上網路時代經常必須全天監看市場反應的狀況,隨時針對客戶需求提供即時性機動服務,「加班」真是廣告人的宿命。

「但要減少加班還是有方法的。我是一個喜歡做事有計畫的人,有了計畫才知道下一步要做什麼,也才會有方向感。而有計畫更需要有執行力,按照計畫完成進度才能少加班卻有高績效。」。黃明威認為,執行力是高效工作最重要的事情,凡事若只有計畫卻沒有執行,一切都只是空談。此外,「若要更有效發揮執行力,就必須將所有工作依照輕重緩急,排出處理順序。」他說。

矩陣圖排序 重要的事先處理

黃明威是廣告人,也是團隊管理者,可以想像他每天必須處理許多大大小小的事,包含固定的行政工作、教育訓練、客戶服務等,偶爾也會有臨時的會議,或是老闆突然交代的事務;他表示,在接收工作任務的當下,他就會在腦海中衡量優先順序,橫軸是工作的緊急程度,縱軸則是重要程度,依照處理的優先順序可以分為:1. 緊急且重要、2. 重要但不急迫、3. 緊急但不重要、4. 不重要也不急迫,共4 種。

「重要的事情必須要優先處理。」黃明威解釋,這是一個大家都知道的工作觀念,但很多人往往辦不到,因為人們經常以為時間有餘,或者盤算該項工作只要多少的時間就能完成,結果就犯了拖延的毛病,總要等到事到臨頭才加班趕工,不但導致工作品質變差,也可能連帶造成其他工作的負擔,形成惡性循環。因此,他強調,「不要把重要的事情變成緊急的事情!若有時間就先處理重要的事情,否則重要但不急的事情,久了也會變成又緊急又重要的事情,那就勢必要熬夜加班趕工了。」

在廣告業尤其如此。「提案工作有時候就像是口香糖,甩都甩不掉,當你沒有足夠時間去構思一整套媒體策略的時候,思慮不足、草草了事的不成熟提案一定會被退回,致使同一項工作反覆來回的進行著,如此一來一往就造成惡性循環。」黃明威接著說,「所以,看待事情的態度很重要,既然很重要就不能急就章,要有這個觀念。」

至於緊急但不重要的事情,既然緊急何以被排在順序3?黃明威笑說,「很多被歸類到這裡的事情,一旦急過頭了就不急了,甚至也不需要處理了。例如計劃去參加社交活動、看電影⋯⋯這些事情,都應該擺在真正重要的事情後面。」回到前述的觀念,無論如何,優先處理重要的事情,才有助於高效工作。

那如何判斷事情的重要性呢?黃明威分享他個人的經驗給大家做參考:「大家都知道八二法則吧?一項專案裡頭的許多細項工作中,其中百分之二十的工作占了整體工作百分之八十的決定性影響,因此就應該先把這舉足輕重的20%列為優先處理的事項。」

另外,在搭配的使用工具上,黃明威會利用Outlook的「工作」功能,將工作事項依照處理優先順序分類為1、2、3、4,一來可以透過條列清楚的工作事項,有條不紊地一一消滅任務,二來可以隨時改變狀態,方便進度更新。此外,也最好能養成順手記錄工作行為與進度的習慣,「在工作產生時最好就要有紀錄,否則一忙碌起來根本沒有時間去記錄。」黃明威說。

想專注先關掉Line

除了工作的輕重緩急必須做好管理以外,黃明威認為時間管理也很重要。他會把時間區隔成完整時間與零碎時間,並分別用來處理重要與不重要的工作。他表示,有些廣告人加班是因為晚上比較沒有人打擾,才有完整時間思考並處理工作;因此若想要提高工作效率,就應該儘量「增加完整時間、減少零碎時間。」

尤其現今網路通訊軟體發達,一旦跳離工作偶爾回覆一下即時通訊或email,便很容易造成時間被切割,以致無法專心規劃重要事務,因此黃明威偶爾會在處理重要事件的時候,把Line等對外通訊管道關閉,甚至是拔掉網路線或乾脆待在家裡集中精神處理重要工作,這有助於自己在短時間內達到預期成果,「若你的一整天都是零碎時間,實在很難成就什麼大事。」黃明威說。

舉黃明威一整天的時間運用方式為例:他習慣在早上進公司後,立即處理重要的事情,像是思考、策略規劃等,避免其他外在的干擾;至於下午時段則多用來進行會議、廠商來訪、拜訪客戶、回信等事務。而為了避開下班尖峰時間,他會利用這個時候瀏覽客戶網站、Facebook頁面或搜尋市場資訊,利用零碎時間追蹤狀況、了解各類市場動態及新知。

有能力就有時間 沒能力先學找資源

「不過我覺得,工作管理、時間管理方法之外,必須回到工作最根本的問題是:你有沒有處理事情的能力及技巧?」黃明威說明,他在公司會協助內部員工教育訓練,傳授工作技巧與能力養成,他直言,「有些別人需要花費3至5天完成的東西,如果能做好時間管理及有足夠的核心專業能力,其實幾個小時內就可以做完了。」想要高效完成工作,第一要加強自己的核心能力,第二是要學會善用工具。

對廣告人而言,策略與企劃力最為重要,黃明威表示,這部份他會透過公司內部的訓練課程,協助團隊員工成長。至於在善用工具這方面,由於他們經常需要為客戶進行分析數據資料(例如收視率分析)、做提案簡報,因此善加利用Microsoft Office套件,如Excel、PowerPoint等軟體就顯得很重要。黃明威舉例,他們的工作之一,是必須按月提供市場月報給客戶,內容包含上個月該類產品的廣告投資情形,以及競爭對手花了多少錢在哪些媒體管道,「這對很多人來講是很麻煩的事情,每個月都得重跑一次報表,再轉檔做成投影片簡報。但是我的做法跟其他人不同。我會用Excel做出一個框架,當資料跑出來的時候直接丟到框架裡面

去,然後讓框架跟PowerPoint產生連動,所以只要Excel一完成,PowerPoint也跟著更新完成該資料檔案。」相較之下,這個方法只需要花費傳統方法二分之一的時間,而且也減少數據複製可能造成的失誤,「把反覆的工作簡單化,才有時間想策略。」他說。

另外,黃明威也提醒,有時候花大量時間做數據蒐集分析,還不如直接打一通電話與客戶多做討論,反而更能了解客戶的核心訴求,進而判斷接下來要執行哪些工作,如此就可大量減少重覆往返的時間,「這些觀念在所有的行業都適用。」他說。

高EQ撐腰 突發狀況不亂陣腳

商品在市場行銷過程難免會有突發狀況,但當團隊遇到這些緊急的突發狀況時,還是很有可能因為經辦人員情緒慌亂或經驗不足,而導致事件無法被有效解決。作為公司的領導階層,黃明威表示,「特殊狀況就要用特殊的方式去處理,我們通常會先讓資深人員去判斷事情的情況、危急程度、要用什麼樣的資源去處理,通常會由我和客戶服務總監一起處理,」他接著說,「一定要先定調!」一旦確認事情的處理方式之後,就按照團隊分工去處理事情。

雖然這些突發狀況常常搞得服務團隊人仰馬翻,但是黃明威樂觀地認為,「透過我們對突發狀況的協助處理,反而可以在客戶面前展現我們的價值。」

面對突發狀況可以從容因應,事實上跟能不能控制情緒也很有關係,「我對於自己穩定的工作情緒感到自豪。」黃明威接著生動形容:「你試想,如果你買了一台超跑,當你鑰匙一插下去要啟動引擎的時候,還要看看它的心情如何,它心情好的時候就跑得很快,但它三不五時就不想動,那這樣的車你要不要買?」

「作為一位專業人士就要有專業的表現,我是這樣期待自己,也經常這樣跟我的同事們提醒,我們面對客戶做的是專業性質的服務,不論工作是否順利、前一場會議被老闆罵、昨天跟女朋友吵架,都不應該影響到工作表現。」他強調,「很多主管雖然沒有明講,但其實工作情緒也是決定用人的關鍵。」

在高壓的廣告業下工作,黃明威卻應對自如,「熱情很重要,如果你對現在的工作沒有熱情,真的不要做這個行業。」他接著說,「對工作沒有期待、沒有一點溫度,說真的是不會有所成就的啦。你不如去找一個真正有感覺、會喜歡的工作,這樣你才不會引以為苦,還能夠去面對當中的酸甜苦辣,也才能夠把事情做好。」黃明威分享對廣告業的熱情。也許,這才是他能夠總結出高效工作的最終源頭。

【本文出自《能力雜誌》2015年1月號;訂能力電子雜誌;非經同意不得轉載、刊登】

翻滾吧!銀髮族 「銀光經濟體」促進社會穩健發展
文/廖志德
想像自己搭乘時光機進行時空旅行,來到2025年的台灣,走進捷運車廂,你驚訝地發現博愛座多了8個座位,車廂裡頭髮灰白的中老年人(包括熟年者)多了許多;清晨寧靜的公園裡有更多的老人在運動,但是由外勞推著輪椅帶老先生老太太到公園曬太陽的數目卻減少了;職場上年輕人占工作人口的比例越來越少,上班族的退休年齡由65歲延後到70歲,職場工作者需要扶養的老年人口也日益增加,工作的負擔越來越沉重。

這將會是台灣10年後的光景,全球人口正在急速老化,當德、美、日等先進國家都已經堂堂邁入高齡社會,台灣自然躲不開時間快手的追擊。預計2050年時,從全球人口的數量來觀看,65歲以上的高齡人口將首度超越15歲以下的幼齡人口,但台灣卻會在2017年左右就達成這個目標。台灣人口老化速度之快,堪稱世界第一。目前,約9個台灣人中就有1個老人,到了2025年時,台灣每5個人就有1個老人,正式成為超高齡國家。

台灣正面臨高齡化與少子化的雙重衝擊。高齡化表示退出職場的人數增加,少子化表示進入職場的人數減少,在這一來一往之間,平均每年將減少15萬名勞動人口。

1980年時,我們是15個人照顧1個老人,現在則是6個人照顧1個老人,10年後很可能是3個人照顧1個老人,對於年輕人而言,這是一個超級沉重的負擔,妥善照顧長者幾乎是不可能的任務。

其中,負擔最重的族群將會是目前家中有青少年又有失能(或失智)的青壯族群,這個青壯族群大約落在45至55歲。對下,他們要照顧正處於狂飆時期的青少年,對上,要關注生活無法自理的老年人,除此之外,身為社會的中堅砥柱,他們也得承擔相當大的工作及人際壓力。面對蠟燭三頭燒的生命情境,如果缺乏自我身心靈的調適能力,又沒有來自政府、社會及企業的服務支援體系,最終可能身心俱疲,輕者得憂鬱症,重者完全崩潰,由照顧者變成被照顧者。

重新定義退休及老年

可悲的劇情正在高齡化的台灣社會上演,不容眾人輕忽,今日你不事先做好萬全準備,明日你必當悲苦流淚。當下我們還來得及翻轉頹勢,今日不行動更待何時?設計及建造更優質的安養中心、日照中心與關懷中心當然重要,但是我們不可以將所有的資源壓在這裡,應該從長期照顧(長照)的消極思維翻轉成「老有所學、老有所用、老有所創、老有所享」的積極行動。

重新定義退休及老年生活是眼前的關鍵課題,臥病在床的老殘失能不應該是常態,長期照護也不應該是常態,老雖老,但能夠健康快樂才是人們活著的價值。根據聯合國的定義,超過65歲以上就被稱為老人,但其實只要好好保養與規劃,這個年紀還是大有可為,可以持續為這個社會貢獻一己之力,不僅不會是沉重的負擔,還可以成為最珍貴的人力資源。高齡者或許不能服萬人之務、千人之務,但服十人之務或一人之務應該尚綽綽有餘,老而彌堅、服務人群並不是癡人說夢。

自主健康管理 成就銀光經濟體

預防失能、減緩失能是步入高齡前的關鍵準備工作,保持健康才能夠生活自理,進而服務社會大眾。這個準備工作要從50歲開始,甚至應該更早,否則退休金準備得再充沛,一旦退休後就轉進醫院或安養中心,退休前的夢想將成為不可能實現的幻想。換言之,健康才是最重要的準備工作,財務其次,目前有很多人反其道而行,以為有好的財務規劃就萬事俱備。

因此,高齡社會的第一個商機是「健康管理」,消極的講法是減緩失能,積極的則是活躍老化。首先我們從已經失去健康的老者談起,即使生病只要好好保養,人生依舊大有可為,千萬不要自怨自艾,成天躺在床上或是坐著發呆,在可能的範圍內生活自理,不要輕易假手他人,保持正常規律的生活作息及社交活動,否則身體功能很容易快速退化,更不利於身心靈的復健及調養。

醫療及長照產業如果依據上述「自主健康管理」的核心理念,重新設計出新世代的商業模式,引導老年人由純粹的受照顧者成為生活自理者,不但可以提升有病高齡者的活動力及福祉,同時亦能開創出新形態的健康管理服務平台,具體實現「自理為主、照顧為輔、預防為主、治療為輔」的醫療及長照服務創新。

減緩失能是老人健康管理的基礎,當根本穩固之後,才能談活躍老化,讓銀髮族在晚年發光發熱,不但達成生活自理的基本要求,健康管理得當的長者可以開創第二人生,即使活到八老九十還可以在職場上造福社會大眾。

擁有豐沛人脈、經驗及資源的老人可以考慮協同創業,整合老中青三代各自的優點,開創出超高齡時代的新形態獲利模式,想要有效因應人口老化的問題,我們不能把老人當包袱,而是要把老人當作珍貴的人力資源,活化銀髮族,視老人為社會資產,轉化長照經濟體成就銀光經濟體,唯有讓高齡者綻放光芒,台灣社會才有光明遠大的未來。

只有臨終前兩周在床上度過

在台灣,有不少老人在輪椅或病榻上度過餘生,根據經濟日報採訪行政院政務委員馮燕的報導,台灣老人臨終前平均臥床時間長達7年,但是在芬蘭,透過政策目標卻可以做到14天,芬蘭人是如何辦到的呢?

同樣遭遇人口高齡化問題,芬蘭政府選擇投資前端的健康保健,推動鼓勵老人持續運動的解決方案,把預算用來充實公共運動設施,而不是加蓋醫院及養老院。公視《活躍老化》影集報導芬蘭中部一個人口只有8萬的大學城:佑華斯克拉,這個城鎮是歐洲最多強壯老人的城市,他們每年提撥市政預算2%用來設立老人運動俱樂部,聘用13名運動教練、40名物理治療師、70名時薪制體育科系學生,開立專業的運動處方,協助70∼80歲的老人進行適合個人的體能鍛鍊。

如果有機會親臨現場,你會大呼不可思議,許多青壯年朋友做不到的動作,芬蘭老人輕而易舉就能辦到,彈跳、翻滾、攀爬、倒立皆無所不能,而如此賣力練習只為一個共同目標:只有臨終前兩周在床上度過。

把金錢花在鼓勵長者運動是絕對值得的投資,最低限度可以防止老人生病及失能,減少不必要的看護、吃藥、檢查、急診、心臟支架、加護病房等不可勝數的高額醫護費用,目前國內聘請一名外勞(含吃住)在家看護的費用要3萬5千元,住在安養中心大約也是這個數字,如果因病住進加護病房1天就要花費1萬元以上,對於個人及國家而言,如此龐大的支出都是不可承受之重。

做好自主健康管理有更正向的意義,不該局限在預防失能而已。政府有計劃地協助老人獨立自主,積極創造高齡者奉獻社會的機會,讓他們能夠自己應付日常生活,不成為社會無法承受的負擔,甚至還能利用餘生服務大眾。芬蘭老人活躍在社會各個角落,為自己及他人的生命發光發熱,他們在熱心服務當中肯定自己的價值,國家也因此節省可觀的醫療及社福經費。

強調服務文化是芬蘭「銀光經濟體」成功的主要原因。在年老的歲月中,他們不虛度光陰,積極尋找自己還做得來的事,奉獻心力,例如:有4位芬蘭退伍軍人組成樂團到處獻唱,為別人帶來祝福,使得年老歲月別具意義。他們會在教會分享老歌給老人聽,勾起高齡者深沉的悲歡往事,也在3歲小孫女的生日派對上高歌一曲,上演「幼吾幼以及人之幼」的歡樂情景,充沛芬蘭老人健康快樂的生命力源頭。

老當益壯,退而不休,帶給人歡樂不是芬蘭老人的專利,只要願意就可以擁抱具開創性的生活,無需等待國家被動安排才開始。國內某雜誌拍攝的影片「81歲的不老導遊」堪稱典範,在許多人需要被照顧、被攙扶的年紀,主角劉東洲卻選擇不一樣的人生,不退休享清福,不含飴弄孫,不坐看電視,現在的他每年帶團2百天,帶著日本旅客全台走透透,樂此不疲,神采奕奕。劉東洲說:「公園裡頭,老人家在那裡,只有兩種人,一個是等死,因為坐在輪椅等死,一個是怕死,所以運動。我也是等死,也是怕死,可是變成骨灰以前,更要活得有自信有尊嚴,我是這樣想。」

不老達人 高齡健康樂活

活就要活得健康,活得有尊嚴,活得精彩!老人不是病人,老人不是被照顧的人,老人可以像劉東洲一樣創造自己的第二人生,也可以像《壽司之神》小野二郎一樣不斷地創新自己的第一人生,即使現年89歲還在攀爬生命的巔峰,縱觀他一生長達55年的工作歲月,小野二郎熱愛自己的工作,重複做好一件事情,追求永無止境的精益求精,是壽司界米其林三星無人能出其右的不老達人。

知名作家海明威在《老人與海》裡這麼說:「現在不是去想你缺什麼的時候,眼前該想的是,你能以現有的東西做些什麼。」

是的,台灣的醫療及長照服務體系還有很大的改善空間,台灣推動老人運動的成效遠遠比不上芬蘭,但是台灣老人應該享有光明遠大、銀光閃閃、再現風華的美好老年。我們不要陷在現實的泥沼裡無法自拔,抱怨不足以成事,生氣不能夠時來運轉,唯有改變思維才能爭取生命的主動權,唯有用心行動才能築夢踏實。不要想我們缺什麼,而要想我們能做什麼,不要等七老八十再來進行自主健康管理,屆時可能已經來不及,要在50∼60歲前就開始落實執行,要在日常生活注意身心靈的自我保養,而且越早投入越好,此時不做更待何時。

雖然推展銀光經濟是全球不可逆的大趨勢,但是不要一窩蜂投資在醫療及照顧,這是本末倒置,我們要把重點擺在高齡健康樂活服務平台的建立上面。再過十來年,台灣高齡長者的人生是喜劇還是悲劇,是長年臥病在床,還是歡喜服務人群,就在每個人當下的一念選擇。

【本文出自《能力雜誌》2015年1月號;訂能力電子雜誌;非經同意不得轉載、刊登】

 
免費電子報 | 著作權聲明 | 隱私權聲明 | 聯絡我們
udnfamily : news | video | money | stars | paper | reading | mobile | data | city | blog | job