【主題學習】到手的事立刻處理，小事馬上解決，保持桌面淨空
整理•撰文 / 張良姿
文章來源 《經理人月刊》「成功CEO的26個習慣」
你的辦公桌面是否堆滿了待辦文件，然後總是嚷嚷著時間不夠用？或是看到信箱裡有幾封e-mail急著要你回覆意見，你心想「等一下再處理」，就順手又點開了別的網頁？
其實，「事情做不完」「該做的事情堆得像山一樣高」的窘境，很多時候是自己造成的，因為人多半會自動延遲「不急」「不重要」的工作，優先處理緊急又重要的事，日積月累就把不急也不重要的事，拖過了最後期限，變成了很急迫的事。
為了避免這樣的狀況，解決辦法之一就是，把重要度低的事情「當場處理掉」，花個5分鐘、10分鐘，就能讓待辦事項減少好幾件。
前惠普（HP）台灣區營運總部董事長黃河明每天不管加班到多晚，都一定會先把公文處理好，並在下班前把桌面收拾乾淨。他認為，這個簡單的動作可以幫助他脫離加班的日子，而且在第二天上班時，也會因為看到淨空的桌面，立刻進入工作狀態，不讓昨天沒做完的工作，成為當天的心理負擔。
城邦出版集團首席執行長何飛鵬則是認為，凡是「重要的工作」，不做永遠是下策，效率值是零，而既然早做、晚做都是要做，不如早一點行動。他還建議，可以像切水果一樣，先劃開一刀，做個5分鐘試試看，就能具體判斷事情的難易程度，評估所需的工作時間，然後找出合適的工作空檔迅速完成。
學習把小事情馬上做完，就能防止一邊工作一邊想著還有什麼事情沒有處理，讓自己能更專心在需要長時間思考的重要事情上，提高工作效率。
CEO這樣做
徐重仁 商業發展研究院董事長：把工作分散、時間分散
徐重仁隨時可以批公文，祕書傳的訊息也會馬上回覆，不會擱很久。即使人已經下班，或許在山上、在車上，甚至是在旅途中，他隨時都能處理工作。
可別以為他無時無刻都在工作，他只是把工作分散、時間分散，讓自己可以任意切換到不同的情境與心境，不會覺得壓力很大。
艾森豪四分法，快速處理文件
前美國總統艾森豪（Dwight Eisenhower）將文件分成4種類型，方便立即判斷、劃分文件的類型，以決定處理的優先順序與方式，從不拖延公文。
1.要丟棄的文件
一眼就能辨識要丟掉的文件，可歸在此類，或直接扔進垃圾桶。
2.要交給別人的文件
要交給部屬處理或要向主管報告的文件，都分在這一類。然後，直接給當事人。
3.重要、緊急的文件
有必要保存的文件，像是合作契約。
4.需要回覆的信件
凡需要回覆、還沒看過的文件，都歸類在這裡。...詳全文
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